Пән: Делопроизводство на казахском языке Тақырыбы



бет1/2
Дата20.09.2021
өлшемі26.16 Kb.
  1   2

Пән: Делопроизводство на казахском языке

Тақырыбы: Құжаттарды топтастыру, құжатқа қойылатын талаптар.

Мақсаты: Топтастыру туралы түсінік беру. Құжаттарды дайындау тәсілдері, шығу төркіні, мазмұны, түпнұсқалық денгейі, көрсетілген мәселелер, мақсаты, заңдық күші бойынша топтастырылуы туралы түсінік қалыптастыру.


  1. Берілген оқу материалын мұқият оқыңыз (Прочитайте внимательно учебный материал).


Құжаттарды топтастыру, құжатқа қойылатын талаптар. (Группировка документов, требования к документам.)
«Құжат» — латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі мағынасы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсс туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов С.И. Словарь русского языка. М., 1982, с. 153).

Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді кабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақараттық. процес болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өлшеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінугн ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, Көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікслсй қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы корғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешудн қандай бір фактінің негізгі дәлелі етінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған (17, 109)1 Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалык, акустикалық (фото, кино-, бейне құжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына карай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Түріне карай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді. Шығу тегіне карай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка — құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлшеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын Л ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшелігіне карай «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санактық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материаддық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, құрылыс жобасы, өнертапқыштық және жаңалыктар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздаңдыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша, транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.

Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару кызметі салалық бөлімдсрдің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен оларды жасауға көп күнгі, уақыт етеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Әрі қарай біз фирманы құру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат жазысу туралы айтамыз.

ИСО 9001 4.2-бөлімінің талаптарына сәйкес аудитор белгілі құжат түрлерін тексеруі тиіс. Құжаттар кәсіпорынды басқару жүйесі үшін қажет. Сапа менеджменті жүйесінің құжаттандыру дәрежесі мынаған тәуелді:

-       ұйым көлемі мен қызмет түріне;

-       процестердің күрделілігі мен өзара әрекеттесуіне;

-       персоналдың біліктілігіне.

Осыдан басқа қосымша талаптар пайда болуы ықтимал, соған сәйкес қосымша құжаттар да пайда болады, әдетте олар контракт шарттарында, басшылар талаптарында, халықаралық, мемлекеттік, заң шығару және реттеуші талаптарда және/немесе берілген аймақ және/немесе өнеркәсіп секторында қабылданған стандарттарда көрсетілген.

ИСО 9001 2.4.1-бөліміне сәйкес сапа менеджменті жүйесінің құжаттамасына мыналар кіруі тиіс:

- сапа саласындағы саясат пен мақсаттар туралы құжат түрінде дайындалған өтініштер;

- сапа бойынша нұсқау;

- ИСО 9001 халықаралық стандартымен талап етілетін, құжаттандырылған процедуралар (Құжаттаманы басқару, Сапа бойынша жазбаларды басқару, Ішкі аудит, Сәйкес келмейтін өнімді басқару, Түзетуші әрекеттер, Алдын алу әрекеттері);

- Ұйымға тиімді жоспарлау, процестерді жүзеге асыру және оларды басқаруды қамтамасыз ету үшін қажетті құжаттар.

- Халықаралық стандарт бойынша талап етілетін жазбалар.

Халықаралық стандарт бойынша талап етілетін жазбаларға 1-кестеде келтірілген құжатталған процедуралар жатады.

Құжаттар кез келген нысанда және кез келген тасығышта болуы мүмкін.

Аудитор „сапа бойынша басшылықты“ тексеру кезінде кез келген ескертулердің егжей-тегжейі мен негізін, СМЖ үшін әзірленген құжаттандырылған процедураларды немесе оларға жасалған сілтемелерді, СМЖ процестерінің өзара әрекеттесу сипаттамасын қосқанда, СМЖ-нің қолданылу аймағын тексеруі тиіс.

Аудитор „сапа бойынша басшылықта“ ИСО 9001 стандартының барлық бөлімдерінің орындалуын қарау керек. Жүйеден 7-бөлімнің талаптарын алып тастауға рұқсат етіледі. Бірақ бұл бөлімнің белгілі бір талабы алынып тасталса, оған негіздеме берілуі тиіс. Ал егер ұйымдастырушы жүйенің өнім немесе қызметке әсер ететін белгілі бір учаскесі шығарылса, аудитор бұл фактіні тіркеп, ұйымға оның жүйесі стандарт талаптарына сәйкес келмейтіндігі туралы хабар беруі тиіс.

Құжаттаманы басқаруды тексергенде аудитор онда төмендегілер көзделген, құжаттандырылған процедураның бар не жоқ екенін тексереді:

- құжаттарды шығарылғанға дейін барабарлыққа тексеру;

- қажеттілігіне қарай құжаттарды талдау және негіздеу және құжаттарды қайта бекіту;

- құжаттардың өзгерістерінің сәйкестендіруін және қайта қарау мәртебесін қамтамасыз ету;

- құжаттардың қолданылу пункттерінде сәйкес нұсқаларының бар болуын қамтамасыз ету;

- құжаттардың нақты және жеңіл сәйкестеніп сақталуын қамтамасыз ету;

- сыртқы текті құжаттардың сәйкестенуін және олардың жіберілуін қамтамасыз ету;

- ескірген құжаттардың қасақана пайдаланылмауын және белгілі бір мақсаттар үшін қалдырылған құжаттардың сәйкес сәйкестендіруін қолданылуын болдырмау.

Аудитор «Жазбаларды басқару» құжаттандырылған процедурасын тексеру кезінде:

- жазбаларды сәйкестендірудің қаншалықты түсінікті және қарапайым екеніне;

- жазбалардың қалай қалпына келе алатынына;

- жазбалардың қалай сәйкестігіне;

- жазбалардың қалай сақталатынына;

- жазбалардың рұқсатсыз араласудан қалай қорғалатынына;

- жазбалардың сақталу мерзімінің қандай екеніне;

- ескі жазбалардың қалай алынатынына және олардың қалай жойылатынына көңіл аудару керек.

 

3.1-кесте - ИСО 9001:2008 стандартымен жүргізу талап етілетін жазбалар 





Достарыңызбен бөлісу:
  1   2




©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
Сабақтың тақырыбы
бойынша жиынтық
Сабақтың мақсаты
жиынтық бағалау
Сабақ тақырыбы
ғылым министрлігі
тоқсан бойынша
рсетілетін қызмет
Жалпы ережелер
бағалауға арналған
қызмет стандарты
бекіту туралы
Сабақ жоспары
Қазақстан республикасы
жиынтық бағалаудың
жиынтық бағалауға
тоқсанға арналған
Әдістемелік кешені
республикасы білім
бағалау тапсырмалары
арналған жиынтық
арналған тапсырмалар
білім беретін
туралы хабарландыру
Қазақстан республикасының
бағалаудың тапсырмалары
арналған әдістемелік
мерзімді жоспар
пәнінен тоқсанға
Қазақстан тарихы
Реферат тақырыбы
Қазақ әдебиеті
Жұмыс бағдарламасы
бағдарламасына сәйкес
болып табылады
нтізбелік тақырыптық
Мектепке дейінгі
біліктілік талаптары
оқыту әдістемесі
республикасының білім
әдістемелік ұсыныстар
мамандығына арналған
әкімінің аппараты
туралы анықтама
жалпы білім
қойылатын жалпы
жалпы біліктілік
Конкурс туралы
қазақ тілінде
білім берудің
мемлекеттік әкімшілік