Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және

Loading...


бет9/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   27
§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және

бөлімшелерге жіберу


80. Мекеменің басқару құжаттары, құжаттың өзінде басқаша мерзім көзделмеген болса, осы құжат тіркелген күннен бастап күшіне енеді.

81-82. Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қаулыларының түпнұсқаларын Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлері тіркейді және екі жыл ішінде сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

83. Мекеменің негізгі қызметі мәселелері бойынша Мекеменің Төрағасы немесе оның орынбасарлары қол қойған бұйрықтар мен өкімдердің түпнұсқаларын уәкілетті бөлімше тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

84. Кадр мәселелері бойынша (қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және шығару, орындарын ауыстыру, еңбекке ақы төлеу, демалыс күндері жұмысқа тарту және басқалары), сондай-ақ қызметкерлерді іссапарға, оқуға және біліктілігін арттыруға жіберу мәселелері бойынша бұйрықтардың түпнұсқаларын қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесі (бұдан әрі – кадр қызметі) тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).

85. Жауапты бөлімшелер басқару құжатын тіркейтін бөлімшені құжаттың электронды көшірмесімен қамтамасыз етуі тиіс.

86. Мекеменің уәкілетті лауазымды тұлғалары шығарған басқару құжаттарын Мекеменің бөлімшелерінде сақтау, оларды Мекеменің мұрағатына сақтауға қабылдау-өткізу, сондай-ақ құжаттарды жоюды, оның ішінде сақтау мерзімі өткеннен кейін жоюды Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.

87. Басқару құжаттарының нұсқаулары мен талаптарының орындалуын бақылауды оларда көрсетілген, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты лауазымды адамдар, уәкілетті бөлімшелер мен қызметкерлер жүзеге асырады.

88. Жауапты бөлімшелерге осы басқару құжаттарының көшірмелерін Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберу жүктеледі.

Мекеменің жүйесіндегі қызметкерлерге қол қойғыза отырып таныстыруды немесе хабарлауды керек ететін басқару құжаттарын жауапты бөлімшелер екі күннен аспайтын мерзімде орындайды.

89. Жауапты бөлімшелер бұйрықтар мен өкімдерге қол қойылып, тіркелгеннен кейін олардың көшірмелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесі бойынша мүдделі бөлімшелерге жібереді. Құжаттардың түпнұсқалары уәкілетті бөлімшеге не қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшеге беріледі.

90. Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберілетін басқару құжаттарының көшірмелерінде Мекеме басшыларының түпнұсқа қолдары болмауы тиіс және жауапты қызметкер қол қойып, уәкілетті бөлімшенің мөрі басылуы тиіс.

Кадр мәселелері жөніндегі құжаттардың көшірмелері жауапты қызметкердің қолымен және қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшенің мөрімен расталады.


5-тарау. Мекемедегі нормативтік құқықтық актілерді, басқару құжаттарын және басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс және ағылшын тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару тәртібі
91. Мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге тиісінше аударма жасалатын құжаттар мен басқа материалдардың (бұдан әрі - материалдар) мәтіндерін уәкілетті бөлімше аударады.

92. Құпия материалдарды аудару тәртібі Қазақстан Республикасының және Мекеменің арнайы нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі.

93. Аудармаға келіп түскен материалдар (құпиядан басқасы) арнайы журналда тіркеледі.

94. Егер келіп түскен материал аударылған материалдың өзгертілген немесе толықтырылған нұсқасы болса, жауапты орындаушы іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуді ұйымдастыру бөлімшесіне аударма барысын тездету үшін аударылған материалдың көшірмесін беруі тиіс.

95. Материалдарды аудару үшін мынадай мерзімдер белгіленеді:

1) көлемі 5 бетке дейінгі материалдарды аударуға екі жұмыс күні ішінде;

2) көлемі 10 бетке дейінгі материалдарды аударуға бес жұмыс күні ішінде;

3) көлемі 10 беттен көп материалдарды аударуға он жұмыс күні ішінде.

Жекелеген жағдайларда, аударуға берілген материалдардың маңыздылығы мен шұғылдығын ескере отырып, Мекеменің басшылығы аударма жасаудың өзге мерзімдерін белгілеуге құқылы.

Аударманы орындау мерзімін есептеу материалдарды уәкілетті бөлімшеге аударуға берген күннен бастап жүргізіледі.

96. Аударылған материалдарды Мекеменің бөлімшесі қажетті дана санымен қағазға шығарып және электронды түрде береді.

97. Соңғы парақтың сыртқы бетіне аударма файлының атауын, аударма орындалған күнді көрсете отырып, аударылған материалдың әр бетіне аудармашы қол қояды.

Мекемеде іс қағаздарын жүргізу толығымен мемлекеттік тілге көшірілген кезде тиісті бөлімше мемлекеттік тілде әзірленген құжаттардың мәтіндеріне сараптама жасаумен және редакциялаумен айналысады.
6-тарау. Құжаттарды тіркеу
98. Мекемеде құжаттарды тіркеу былайша жүргізіледі:

1) уәкілетті бөлімшеде келіп түскен хат-хабарлар, бұйрықтарды, өкімдерді;

2) Басқарманың және Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер - Басқарма мен Директорлар кеңесінің мәжіліс хаттамаларын;

3) Мекеменің бөлімшелерінде - тиісті бөлімшелердің жіберілетін және ішкі хат-хабарларын тіркейді.

Конкурстық ұсыныстары бар құжаттарды конкурстық комиссияның хатшысы Қазақстан Республикасының тауарлар мен қызмет көрсетулерді сатып алу мәселелерін реттейтін нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес тіркейді.

99. Келіп түскен құжаттар түскен күні, ал жіберілетін және ішкі құжаттар – жөнелтілген күні тіркеледі.


§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі
100. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінен тыс қабылданған және/немесе электронды қол қойылмаған не электронды қолға сәйкестігін тексеруден өтпеген электрондық хабарламаларды қоспағанда, Мекемеге келіп түскен барлық хат-хабарлар Мекеменің электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі уәкілетті бөлімшеде тіркелуі тиіс.

101. Мекемеге келіп түскен, хат-хабар болып саналмайтын барлық құжаттар ілеспе хатпен бірге жүруі тиіс. Мекемеге ілеспе хатсыз келіп түскен және хат-хабар болып табылмайтын құжаттар кері қайтарылады.

Осы тармақтағы талаптар есепшот-фактураларға және сот, құқық қорғау органдары, сондай-ақ сот шешімін орындау жөніндегі органдар жіберген құжаттарға қолданылмайды.

102. Белгіленген тәртіппен тіркелмеген хат-хабарды бөлімше орындауға қабылдамайды, ол келіп түскен күні тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге беріледі.

103. Мекемеге келіп түскен қағазға шығарылған құжаттар шағын жүйеде тіркелгенге дейін сканерленеді. Қағазға шығарылған құжаттың түпнұсқасы құжат атап жіберілген Мекеменің бөлімшесіне беріледі және ол орындалғаннан кейін іс номенклатурасына сәйкес іске тігіледі.

Сканерлеуді уәкілетті бөлімше жүзеге асырады.

104. Электронды түрде алынған хат-хабарларды шағын жүйеде тіркеу электронды қолдарды тексергеннен кейін жүргізіледі.

105. Электронды түрде келіп түскен құжаттар автоматты түрде вирусқа қарсы сканерленеді.

106. Уәкілетті бөлімше почтамен келген хат-хабарларды қарап, іріктейді, содан кейін құжаттың бірінші бетінде төменгі оң жақ бұрышында құжаттың түскені туралы (тіркеу мөртаңбасы түрінде қойылуы да мүмкін) келіп түскен күнді, парақ санын және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжатқа берілген тіркеу нөмірін көрсете отырып белгі қойылады. Тіркеу мөртабаны құжаттың негізгі мәтінінің үстіне қойылмауы тиіс.

Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезінде құжаттың түскені туралы белгі түпнұсқаға да және аударылған мәтінге де (егер ол болса) қойылады.

Ашылуға тиісті емес хат-хабарға құжаттың келіп түскендігі туралы белгі конвертке қойылады.
§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі
107. Жіберілетін және ішкі хат-хабарды Мекеменің тиісті бөлімшесінің жауапты адамы тіркейді.

108. Ішкі құжаттың электронды қол қойылған электрондық нұсқасы бөлімшенің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналында тіркеу үшін негіз болып табылады.

109. Электронды қол қойылған, жіберілетін құжаттың электрондық нұсқасы қағазға шығарылған құжат болғанда ғана бөлімшенің жіберілетін құжаттарын тіркеу журналында тіркеуге негіз болып табылады.
7-тарау. Келіп түскен құжаттарды қабылдау,

өңдеу және өткізу тәртібі


110. Мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, Мекеменің басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

111. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдауды, өңдеуді (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртаңба қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлуді, оларға жеткізіп беруді, жіберілетін хат-хабарларды өңдеу мен межелі жерлерге жіберуді уәкілетті орган орындайды.

Мекеменің орталық аппараты бөлімшелеріне келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшеге тіркетпей қабылдауына тыйым салынады.

112. Келіп түскен хат-хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде өңделеді.


§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі
113. Мекеменің хат-хабарлары байланыс бөлімшесі, Мемлекеттік фельдъегер қызметі, республикалық арнайы байланыс қызметі, хат-хабарларды жеткізу жөніндегі курьерлік қызметті орындайтын фирмалар (бұдан әрі – байланыс кәсіпорындары), электронды почта және факсимильді байланыс және курьерлер арқылы келіп түседі.

114. Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді.

Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уәкілетті бөлімшенің кезекшілері қабылдайды.

115. Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.

Мекеменің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің жауапты қызметкерлері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.

116. Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.

117. Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың жіберілген мекен-жайы және ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі.

Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.

118. Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы хабарлайды.

119. Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.

120. Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:

1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні және құжатты алғандығы туралы конвертте ғана көрсетілген болса;

2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сәйкес уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;

3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;

4) егер конверттерге орындау парағы, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.

Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады.

121. Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорындарының белгісі болуы керек.

Бүлінген конверт ішіндегілерді оған салынған тізімдеме бойынша тексереді. Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уәкілетті бөлімшенің конвертті қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну сипаты және барлық жетпейтін салымдар нақты тізімделеді. Бүлінген конвертте тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге беріледі, екіншісі – уәкілетті бөлімшеде қалдырылады.

122. Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні межелі жерге жібереді және сонымен бірге жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады.

123. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату салады.


§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі
124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін.

126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде және\немесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мәтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.

127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат әзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат әзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі.

128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер және басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі.

129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін және келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.

Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті.

130. Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі.

131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін, құжаттардың мәселенің мәніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді.

132. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады.

Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды және құжатты нақты орындаушыға жібереді.

133. Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.

134. Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға және бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

135. Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті.


8-тарау. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі
136. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу тәртібіне: құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) таралымын әзірлеу (қажет болғанда) және жіберу жатады.

Жіберілетін және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға, нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, ілеспе хат жазылады.

137. Құжатты орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралының көмегімен әзірлейді, Ереже талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды.

138. Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін орындайды.

139. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат әзірленген материалдар негізінде қол қоюға беріледі.

140. Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын ала басып шығарады және құжатқа бөлімше басшысы (Мекеменің Төрағасы немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.

141. Мекеменің Төрағасы және Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы немесе мекен-жайларға қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

Мекеме Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

142. Бөлімшенің жауапты адамдары хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде:

1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың нөміріне және күніне сілтемелердің болуын;

2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушының аты-жөні және телефонының болуын;

3) жіберілетін құжатта жіберу күні, нөмірі болуын;

4) сыртының дұрыс ресімделуін тексеруі тиіс.

143. Бөлімшенің жауапты адамдары басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс.

144. Уәкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды.

Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі.

145. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелмеген хат-хабарларды жіберуге қабылдамайды.

146. Жіберілетін хат-хабарларды сақтау мақсатында, олар оқшауланған бөлмеде өңделеді.

147. Бір уақытта және бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.
9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау
148. Құжаттардың орындалуын бақылаудың негізгі міндеттері:


  1. Қазақстан Республикасы Президентінің (оның ішінде оның Әкімшілігінің) тапсырмаларын, органдардың (Басқарма, Директорлар кеңесі) және Мекеме басшылығының басқару құжаттары мен тапсырмаларын уақтылы және сапалы орындау;

2) тапсырмаларды орындау рәсімдері жөніндегі материалдарды жүйелендіру мен талдау және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру;

3) Мекеменің басшылығын және бөлімшелерін тапсырмалардың орындалу барысы және нәтижелері туралы жедел ақпараттармен қамтамасыз ету;

4) құжаттармен жұмыс жүргізудің белгіленген рәсімдері мен ережелерін сақтау, сондай-ақ орындаушылық тәртіпті сақтау болып табылады.

149. Орындауды және/немесе жауап беруді талап ететін барлық тіркелген құжаттардың орындалуын бақылау қажет.

150. Бақылау құжатта қойылған нақты мәселелер бойынша, орындалу нысандары мен мерзімдері бойынша жүргізіледі.

Нақты мәселе және орындаудың нысаны бойынша бақылауды Мекеменің басшылары және оның бөлімшелері немесе олардың нұсқауы бойынша нақты лауазым иесі (жауапты орындаушы) жүзеге асырады.

Құжаттардың орындалу мерзімін уәкілетті бөлімше, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер және бөлімшенің жауапты адамдары бақылайды.

Уәкілетті бөлімше және Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер құжаттардың орындалу мерзімін тексереді, ескереді және талдау жүргізеді, бұл жөнінде Мекеменің басшылығына хабарлайды.

151. Мекеме басшылығының атына түскен және орындау мен жауап беруді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ Мекеме басшылығының ішкі басқару құжаттарын (бұйрықтарын, өкімдерін) және жазбаша тапсырмаларын уәкілетті бөлімше бақылайды.

Бөлімшеге келіп түскен және ішкі құжаттарды, сондай-ақ бөлімшеге қатысты бөлігіндегі ішкі басқару құжаттарын тиісті бөлімшелердің басшылары, жауапты орындаушылары, жауапты адамдары бақылайды.

Жоспарлы, жабдықтау, қаржы және басқа құжаттардың орындалуын тиісті бөлімшелердің басшылары бақылайды.

152. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар тиісті құжаттардың орындалғаны жөніндегі мәліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылайды.


§ 1. Уәкілетті бөлімшенің құжаттардың орындалуын

бақылауды ұйымдастыруы


153. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру мақсатында құжатты бақылауға қояды, бақылаудағы құжаттардың картотекасын жасайды, басшылықтың нұсқауы бойынша немесе оның орындалуы нәтижесінде құжатты бақылаудан алады.

154. Құжаттардың орындалуын бақылайтын бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелген, Мекеменің басшылығына жіберілген хат-хабарларды күн сайын қарап отырады. Құжаттың мазмұнына, басшылықтың оған жазған бұрыштамасын қарай отырып, уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжатты бақылауға алады.

155. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімі бойынша жүйелендіріледі және мынадай секцияларға: орындалатын, белгіленген мерзімде орындалған, кешіктіріліп орындалған, орындалмаған құжаттар болып бөлінеді.

156. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын үнемі қадағалап отырады. Бақылау нәтижелері мен орындау мерзімінің барлық өзгерістері тіркеу-бақылау карточкасына белгіленеді. Құжат орындалғаннан кейін орындалуы ресімделген сол құжаттың нөмірі мен күніне сілтеме жасала отырып, тіркеу-бақылау карточкасына белгі қойылады.

157. Құжат осы мәселе бойынша жауап құжат дайын болғанға дейін және\немесе жіберілгенге дейін және орындаушы бөлімше жауап құжатының нөмірін, күнін және жауап құжатына қол қойған адамды көрсете отырып, тиісті түрде толтырылған тіркеу-бақылау карточкасын уәкілетті бөлімшеге бермейінше бақылауда болады. Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы бөлімше осы құжатты бақылаудан алу туралы негізделген өтінішпен Мекеменің басшылығының атына хат жазады және құжат басшылықтың рұқсатымен ғана бақылаудан алынуға тиіс.

158. Орындау құжаты бойынша тіркеу-бақылау карточкасы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде екі жыл бойы сақталады.

159. Уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжаттың бақылауға алынуын, орындау мерзімін, оны бақылаудан алу туралы барлық мәліметтерді электронды құжат айналымының шағын жүйесіне енгізіп отырады.

160. Егер бақылаудағы құжаттарды белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаса, орындаушы тапсырма берген және мерзімін белгілеген тиісті лауазымды адамның немесе органның орындау мерзімін ұзарту туралы келісімін алуы керек.

Орындаушы немесе бөлімшенің жауапты қызметкері құжаттың орындалу мерзімінің өзгергені туралы уәкілетті бөлімшеге тіркеу-бақылау карточкасына белгілеу үшін хабарлайды. Мұндай жағдайда құжат бақылауда қала береді.

161. Бақылауға алынған құжаттардың мерзімінде орындалуына және олардың мерзімінде орындалуы туралы ақпараттың дұрыс болуына көрсетілген құжаттарды орындау тапсырылған бөлімшенің басшылары және жауапты орындаушылары жауап береді.

162. Уәкілетті бөлімше мерзімі ұзартылған құжаттар бойынша орындау мерзімін (орындалуын алдын-ала бақылау) аяқталғанға дейін, сондай-ақ аяқталғаннан кейін де бақылайды (орындалуын соңғы бақылау).

163. Уәкілетті бөлімше үнемі, тоқсанына кемінде бір рет бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы Мекеме басшылығына ақпарат беріп отырады.




Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
білім беретін
Барлы конкурс
республикасы білім
бойынша жиынты
ызмет регламенті
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
идаларын бекіту
Республикасы кіметіні
облысы кімдігіні
рсетілетін ызметтер
мемлекеттік ызмет
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
мемлекеттік мекемесі
дістемелік сыныстар
Мектепке дейінгі
дебиеті маманды
дістемелік материалдар
білім беруді
ауданы кіміні
жалпы білім
конкурс туралы
мектепке дейінгі
рметті студент
облысы бойынша
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
дарламасыны титулды
Конкурс жариялайды
дістемелік кешен
мерзімді жоспар
разрядты спортшы
мелетке толма
ызметтер стандарттарын
директоры бдиев

Loading...