Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру

Loading...


бет26/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   19   20   21   22   23   24   25   26   27

5.9. Іс қағаздары мен құжат айналымы жүйесін автоматтандыру

Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 ел қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдар алдына қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсат, жаңа міндеттер қойып отыр. Соның бірі «Электрондық үкімет» жобасын жүзеге асыру.

Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыз уақытқа сай жұмыс істей алмайды. Бұл заман талабы. Бірқатар мемлекеттік функцияларды басқару ісінде дәстүрлі қағаз негізден электрондық салаға көшу өзге де маңызды факторлармен қатар табысқа жету шарттарының бірі болып отыр.

Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау процестерін автоматтандыруды, кәсіпорын бөлімшелері арасындағы қағаз негізді ішкі қатынас қағаздарын азайтуды, нормативтік құқықтық актілер жобаларын қарау мерзімдерін қысқартуды, ел басшылығы тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының, азаматтар мен заңды тұлғалар тарапынан түскен хаттар мен өтініштердің орындалуын бақылау жөніндегі жұмыстарды жақсартуды, құжаттар бойынша ақпараттық талдау жұмыстары сапасын арттыруды, сондай-ақ ұйымның электрондық мұрағатын құруды қамтиды.

Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесін жасау «элктрондық үкімет» құрудың негізгі элементі екенін кәсіби мамандар жақсы түсінеді. Өйткені бұл жүйе құжат айналымы, яғни электронды құжат алмасу ғана емес, сонымен қатар ол құжаттардың, басшылық тапсырмаларының орындалу барысын жедел түрде тексеруге, кемшіліктердің алдын алуға, туындаған проблемаларды дерек базасын пайдалана отырып дер кезінде айқындауға және талдауға, басшылық үшін шешімдердің әртүрлі нұсқаларын әзірлеуге, ахуалды жақсартып отыруға мүмкіндік беретін бірден-бір жол. Бұл жүйе ақпараттарды, статистикалық мәліметтерді есепке алу мен іздестірудің жеңілдетілетіні және жылдамдатылатыны, құжаттарды жіктеу мен сақтаудың қарапайымданатыны іс жүзінде дәлелденіп отыр. Сонымен бірге, бұл жүйе қызметкерді жұмыста тұйықталудан сақтайды, істің мазмұндық жағына баса назар аударуға, жаңа ұсыныстар жасауға, қала берді, шығармашылық жағынан өсуге ықпал етеді. Бағдарлама қызметкердің «қағазын қолына алып» кабинет-кабинетке жүгірмей, ол қағаздарға қол қойдырып, мөр бастыру үшін басшылардың қабылдау бөлмесі алдында кезекке де тұрмай, құжаттар жобасы туралы алыстан-ақ келісе беруіне, электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, оларды көбейтпей-ақ көптеген мекен-жайларға жолдай беруіне мүмкіндік береді.

Электрондық құжат айналымы іске қосылғаннан кейін электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағат қосалқы жүйесінің толық масштабты жобасын ендіру мынадай мәселелердің өз шешімін табуына ықпал етеді:

1. Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен ұштастыру.

2. Криптоқорғаныс модуліне қосылу, яғни құпияны қорғау қызметін тұрақты пайдалану.

3. Мәліметтердің иерархиялық тәртіпте сақталуын қамтамасыз ету.

4. Мәліметтердің сақталу формаларын қалыптастыру.

5. Сканерден өткізілетін құжаттар құрамы ауқымын кеңейту.

Соңғы кездері электрондық құжат айналымы жүйесі мәселелері бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде мамандар көптеген құнды ұсыныстар беруде. Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек:



  • электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;

  • электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомствалық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;

  • электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық;

  • тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;

  • мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;

Сонымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі де көтеріліп жүр. Атап айтқанда:

  • құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;

  • мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;

  • құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;

  • Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету.

Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет.

Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:



  • іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да ақпараттық жүйелер туралы деректер көрсетілуі қажет;

  • мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымы мен хронологиялық кезеңдерін көрсету.



Әдебиеттер тізімі


1. Authenticity of Electronic Records: a Report Prepared for UNESCO. ICA, Study 13-1, November, 2002 (Подлинность электронных записей: сообщение, подготовленное для ЮНЕСКО).

2. Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for UNESCO and the International Council on Archives. ICA, Study 13-2, January, 2004.

3. Electronic Records: A Workbook for Archivists, ICA, Study 16, 2005 (Электронные документы: рабочая книга архивистов. МСА, 2005).

4. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective. International Council on Archives, Committee on Electronic Records. Paris, 1997.

5. Архивное хранение электронных документов. Методические рекомендации. Минск., 1999.

6. Государственный стандарт республики Беларусь. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения. Минск, 2000.

7. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 1999. СИФ ВНИИДАД, № 10438.

8. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. №2. С.5-16.

10. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение. Утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, 23.03.2005, № 3.

11. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) = Делопроизводство в Республи-ке Казахстан / (С образцами формуляров на государственном и официальном языках): сборник. - 3-ші басылымы, қайта өңделген. - Алматы: LEM, 2005. - 304 б.

12. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері) = Делопроизводство в Республике Казахстан: с образцами формуляров на государственном и официальном языках. - Алматы: LEM, 2002. - 216 б.

13. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

14. Қазақша- орысша, орысша-қазақша терминологиялық сөздiк. - Алматы: Рауан. – 2000. 29 том: Іс жүргiзу және мұрағат iсi / Жалпы ред.басқарған Құсайынов А.Қ. - 2000. - 256 б.

15. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Отечественные архивы. 1999 № 3. С. 26-33.

16. Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях./ ГАУ г. Москвы, ЦАДЭНМ. М., 2006.

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование. (Аналитический обзор зарубежного и отечественного опыта). Изд. 3-е, переработанное и дополненное, в 2-х книгах. М., 2002.

17. Носевич В.Л. Принципы и подходы к хранению электронной документации в Республике Беларусь // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции, 24 – 25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 106-111.

18. Өскемен және Семей қалаларындағы тілдік ахуал: статистистический материал. - Өскемен: ШҚО бойынша ақпарат басқармасы.ШҚО ішкі саясат департаменті, 2004. - 90 с.

19. Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами электронной вычислительной техники: Основные положения / ВНИИДАД, РНИЦКД. М., 1994.

20. Рекомендации о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов. М., 2006 (ВНИИДАД, проект).

21. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

22. Тихонов В.И. Архивы и электронные документы на пороге XXI века // Вестник архивиста. 1999. № 6. С. 106-129.

23. Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении //Вестник архивиста. 2002. № 4–5. С. 166-190.

24. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5–6. С. 205-227.

25. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации //Электронный документооборот и документальное обеспечение управления в органах власти. Вторая Всероссийская практическая конференция. Москва, 2–4 февраля 2004 года. М., 2004. С. 115-123.

26. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации //Электронный документооборот и документальное обеспечение управления в органах власти. Вторая Всероссийская практическая конференция. Москва, 2–4 февраля 2004 года. М., 2004. С. 115-123.

27. Тихонов В.И. Принципы архивного хранения электронных документов //Вестник архивиста. 2004. №3–4. С. 216-233.

28. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов //Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». Москва–Барнаул, 2005. 393–435.

29. Тихонов В.И. Предложения по организации хранения электронных документов в государственных архивах. М., 2004. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Др 226.

30. Сайт Национального архива США www.archives.gov.

31. Сайт Государственного архива Великобритании www.pro.gov.uk

32. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

33. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.



Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   19   20   21   22   23   24   25   26   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
Барлы конкурс
білім беретін
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
мемлекеттік мекемесі
дебиеті маманды
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
білім беруді
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
Конкурс жариялайды
дарламасыны титулды
дістемелік кешен
ызметтер стандарттарын
мелетке толма
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...