Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

Loading...


бет22/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   19   20   21   22   23   24   25   26   27

5.4. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

Кәсіпорын жұмысының табысты болуы көбінесе оның басқару процесін автоматтандыру деңгейіне де байланысты. Компьютер іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда айрықша қажетті құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас және ажырамас құрал.



5.4.1. Электронды құжатты жасау тәртібі

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.

Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелер мен құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электронды құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

- электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

- атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

- басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

- құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электронды құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды.

Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми-анықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет:

- ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;

- мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу;

- осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің болуы;

- құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету, яғни белгіленген уақытқа сәйкес жүйелі түрде олардың есебін алып отыру (түгендеу).

- құжаттарды пайдалану кезінде олардың жоғалу қаупін мейлінше азайтатын жұмыс тәсілдерін ендіру.

Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Іс номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау – ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай.

Электрондық құжатқа байланысты мынадай терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бәрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.

Ақпараттық ресурс – қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі мәні мен технологиялық белгілеріне сәйкес топталған (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар т.б.) электрондық құжаттар кешені. Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мәліметтер базасының немесе ақпарат жүйесінің өзіндік құрылымы, олардағы техникалық құжаттаманың саны – ақпараттық ресурстың технологиялық белгілері болып табылады.

Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз.

Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық обьект, реляциялық немесе өзге де компьютерлік деректер (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мәліметтер базасының кестесі, электрондық кесте парағы).

Электрондық құжаттардың көшірмеленуі – электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру; көшірмелеу процесінде компьтерлік файлдар форматы өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде мәліметтер құрылымы не формат үлгісі өзгеріске түседі (мәтіндік құжаттар графикалық құжатқа немесе керісінше ауысады).



Электрондық құжаттың қолданысқа арналған данасы – бұл құжат пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігі берілген электрондық құжаттың бір данасы.

Электрондық құжаттың резервтегі данасы – құжаттың қолданысқа арналған жаңа сақтау бірлігіндегі данасын жасау үшін немесе оны қалпына келтіру үшін әзірленген данасы.

Сақтық форматындағы электрондық құжат – бағдарламалық тұрғыдан тәуелсіз форматта немесе кең таралған компьютерлік форматта сақтаулы электрондық құжат.

Тұтыну форматындағы электрондық құжат – ағымдағы мұрағаттық ақпарат жүйесінің немесе оқу залының, болмаса аулақтағы тұтынушының қолдауында тұрған форматтағы электрондық құжат.

Сонымен, электрондық құжаттары бар және қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір не істеуге болады?

Ең әуелі нені, қайда және қандай көлемде сақтау керек екенін білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіріп алу шарт.

Электронды құжаттарды жүйеден алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мәліметтер базасының жазбаларын) және ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүзеге асырылады. Электронды құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электронды құжаттар санының есебі электронды құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны және кеңейтіліп, толықтырылғандығы жөніндегі мәліметтер енгізіледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мәліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді.

5.4.2. Электрондық қолтаңба

Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік беретін құрал қажет. Яғни, ол электрондық құжатқа бөгде адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін және құжатты нақты сол ұйымның жіберіп отырғанын дәлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қ қолтаңба пайдаланылады.

Электрондық құжат айналымы мен электрондық цифрлық қолтаңба жүйесінің тәртібі Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңында реттелген. Заңда электрондық цифрлық қолтаңбаға былайша анықтама берілген: «электрондық цифрлық қолтаңба - электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесiлiлiгiн және мазмұнының өзгермейтiндiгiн растайтын электрондық цифрлық нышандар терiмi».

Электрондық құжатты рұқсат етілмеген кіруден сақтау үшін ақпаратты криптографиялық өңдеу немесе шифрлау әдістері қолданылады.

Электрондық қолды криптографиялау екі түрге бөлінеді: симметриялық кілт және ашық кілт.

Симметриялық кілтпен криптографиялағанда электронды хабарламаны жөнелтуші де, алушы да шифрлау үшін де, ашу үшін де бірдей ортақ кілтті пайдаланады.

Ашық кілтпен криптографиялағанда екі кілт пайдаланылады: ашық кілт және өз иесіне ғана мәлім құпия кілт.

5.4.3. Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру

Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты.

Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі өзгерістерге ұшырады. Бұған дейін бұл үшін почта және фелъдъегер байланысы пайдаланылып келсе, бүгінгі күні факсимильді байланысы немесе компьютері мен модемі бар кез-келген адресатқа құжат сол сәтінде жіберілетін болды. Құжаттар жергілікті желі арқылы, сондай-ақ электрондық почта мен Интернет желісі арқылы да компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі.

Компьютер желісі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін керек.

Басқару қызметінде икемді, ықшам және әртүрлі жұмысқа оңай бейімделетін ақпараттық технологияларды пайдалану басқару қызметінің тиімділігін арттырудың қолайлы тәсілі болып табылады. Басқару қызметінің құрамдас бөлігі болып табылатын іс қағаздарын жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай едәуір артады.

1. Бірінші кезекте бұл іс құжаттарын мәтін редакторы арқылы жасауға және ресімдеуге қатысты. Мәтін редакторлары құжатты ресімдеудің жылдамдығын арттырып қана қоймайды, сонымен бірге оның сапасын да елеулі арттырады.

2. Ақпараттық технологиялар құжаттарды ыңғайлы сақтауға да мүмкіндік береді, бұл компьютердің қатты дискісінде көп құрылымды тармақтар түрінде іске асырылады. Windows операциялық жүйесінде бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы мүмкін.

3. Іс қағаздарын жүргізудің маңызды міндеттерінің бірі – құжаттарды тіркеуді (есепке алуды), сондай-ақ олардың орындалу мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне құжаттарды есепке алу мен сақтауды кез келген құжатты іздеуге жылдам және тиімді болатындай етіп ұйымдастыру керек. Бұл міндетті кесте редакторы арқылы шешуге болады.

4. Егер кәсіпорынның әрбір бөлімшесінде жергілікті желіге қосылған компьютер орналастыратын болса, іс қағаздарын жүргізуді автоматтандыру деңгейі едәуір жоғарылайды. Мұндай жүйенің қызмет етуі үшін құжаттардың көшірмелері қағаз түрінде емес, электронды құжаттар ағыны файл түрінде болуы керек. Мұндай құжаттармен жұмыс жүргізу Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесіне сәйкес бірегейлендірілген нысанда жүреді. Мұндағы айырмашылық ұйымның құрылымдық бөлімшелеріндегі құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден компьютерге беріледі. Бұл құжаттардың жүру жылдамдығын арттырады, келіп түскен құжаттарды мәтін редакторы, деректер базасы, электронды кестелер арқылы өңдеуге мүмкіндік тудырады. Іс қағаздарын былайша жүргізу тәсілі қағазсыз технология әдісі деп аталады.

5. Электронды почта арнасы арқылы түскен немесе «электронды кеңседе» осындай нысанда жасалған құжаттар компьютерлік өңдеуге бірден жіберіле беруге дайын. Бұл ретте ұйымға қағаз түрінде келіп түскен құжаттар бірқатар қиындықтар туғызуы мүмкін. Мұндай құжаттарды сканерден өткізіп, арнайы бағдарлама арқылы оқуға, өзгертуге мүмкін болатындай қалыпқа келтіруге болады.





Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   19   20   21   22   23   24   25   26   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
Барлы конкурс
білім беретін
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
мемлекеттік мекемесі
дебиеті маманды
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
білім беруді
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
Конкурс жариялайды
дарламасыны титулды
дістемелік кешен
ызметтер стандарттарын
мелетке толма
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...