Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


Іс құжаттарының орындалу мерзімдері және орындалуын бақылау

Loading...


бет21/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   17   18   19   20   21   22   23   24   ...   27

5.3. Іс құжаттарының орындалу мерзімдері және орындалуын бақылау

Орындалу мерзімі арнайы нормативтік актілерде анықталмаған құжаттардың көпшілігі 10 күн ішінде орындалуы керек. Бұл – орындаудың үлгілік мерзімі. Кәсіпорын басшысы бұрыштамада құжаттың орындалу мерзімін өзгертуі және құжат үшін жеке орындау мерзімін белгілеуі мүмкін.

Келіп түскен құжаттарды орындау мерзімі оның мекемеге түскен күнінен басталады, ал жіберілетін құжаттардың орындалу мерзімі – оларға қол қойылған күннен басталады.

Құжатты орындау мерзімі ұзартылуы мүмкін, бірақ оны осы мерзімді белгілеген тұлға немесе мекеме ғана ұзартады. Егер белгіленген орындау мерзімін сақтаудың мүмкін болмайтындығы анықталса, құжатты орындау мерзімі өткенге дейін кемінде 2-3 күн бұрын жазбаша немесе ауызша нысанда құжатты орындалу мерзімін ұзарту керек. Орындалу мерзімі ұзартылған кезде тіркеу журналында тиісті жазба жасалады.

Іс қағаздарын жүргізу тәжірибесінде құжатты орындау мерзімі қойылмайтын жағдайлар да ұшырасады. Онда орындаушымен келісе отырып, шартты орындалу мерзімі белгіленеді, ол құжаттың орындалу барысына қарай кейіннен түзетіледі.

Құжаттардың орындалуын бақылау – құжаттармен жұмыс жүргізудің маңызды бөлігі. Ол құжаттардың белгіленген мерзімде орындалуы үшін қажет, бұл өз кезегінде кәсіпорынның жұмысын жақсартуға мүмкіндік береді. Бақылауға ең маңызды және кезек күттірмес құжаттар алынады. Орындалуын міндеті түрде бақылауға алу қажет құжаттарды көрсетейік:

- үкімет органдарынан түскен барлық құжат;

- жергілікті басқару органдарының қаулылары;

- кәсіпорын басшылығының бұйрықтары;

- орындалуы кәсіпорынның құзыретіне жататын мәселелер бойынша өтініш немесе шағым білдірілген қызметтік хаттар;

- кәсіпорын басшысының ерекше нұсқауы бойынша кез келген басқа құжат.

Құжаттардың орындалуын бақылауды тіркеу журналы арқылы жүргізуге болады, бұл үшін бақылауға алынған құжаттың жанына «Б» деген белгі немесе «бақылау» деген мөртабан қойылады және құжат орындалуы тиіс күн қойылады. Осындай белгі бақылауға алынған құжатқа да қойылады. Кеңсе қызметкері журналды күн сайын қарап, орындаушыға мерзім туралы ескертіп отыруы керек. Бақылау орнату үшін құжаттың орындалу барысы туралы орындаушыдан телефон арқылы ақпарат алуға болады. Соған байланысты мәселелердің барлығы шешілгеннен және сұрақ бойынша жауап берілгеннен кейін құжат бақылаудан алынады.

Құжаттар белгіленген тұрпатты немесе дербес мерзімдерге сай жүзеге асырылады.

Орындаудың тұрпатты мерзімдері Қазақстан Республикасы заңнамалары арқылы белгіленеді. Орындаудың дербес мерзімдері құжат мәтінінде, ілеспе хаттарда немесе оларға салынған бұрыштамаларда көрсетіледі.

Қазақстан Республикасы заңнамаларында көрсетілмеген жағдайда, орындау мерзімін ұйымның өзі белгілей алады. Бекітіліп, іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ведомстволық (салалық) нұсқаулыққа немесе іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ұйым нұсқаулығына ендірілгеннен кейін ол мерзім ұйымның (ведомствоға қарасты ұйымның) барлық қызметкерлері үшін тұрпатты мерзім болып табылады.

Құжаттың орындалу мерзімін оны бекіткен лауазымдық тұлға ғана ұзарта алады. Мерзімді ұзартудың себептері маңызды да негізді аргументтер арқылы дәлелденуі тиіс.

Құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттардың жедел түрде қаралуын қамтамасыз етіп, оларды орындаушыларға жеткізуге, дер кезінде және сапалы жүзеге асырылуын бақылауға алуға міндетті.

Құрылымдық бөлімше басшысы шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады. Келісу үшін жіберілген құжаттар бірінші кезекте қаралады.

Құжаттарды орындау мынадай операцияларды жүргізуді талап етеді:

1) қажетті ақпараттарды жинау және өңдеу;

2) құжат жобасын әзірлеу;

3) құжат жобасын ресімдеу;

4) құжат жобасына келісу;

5) құжат жобасын ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсыну;

6) құжатты адресатқа жөнелту үшін әзірлеу;

7) құжатты бақылаудан алу жөнінде ұсыныс ендіру;

8) құжаттың түпнұсқасын немесе екінші данасын іске жөнелту.

Орындаушы құжаттың, қосымшалардың қанша дана болуы керек екендігін белгілейді, оларды көбейтуге береді, құжатты ұйымда тарату үшін тізім дайындайды.

Егер бас орындаушы тағайындалған болса, онда өзге орындаушылардың бәрі ақпараттардың дер кезінде, сапалы талдануына және қажетті мәліметтердің, анықтамалардың, құжаттар жобаларының және т.б.-дың бас орындаушыға белгіленген уақыттарында жеткізіліп отыруына жауапты болады.

Жауапты орындаушы құжатты жүзеге асыру кезінде пайдаланылған ақпараттардың толықтығы мен сенімділігіне жауап береді.

Барлық тіркелген құжаттар, соның ішінде ішкі өкімдік құжаттар да бақылануы тиіс.

Құжаттардың орындалуы мәселенің мәніне қарай ұйым құрылымдық бөлімшелерінің басшыларына немесе лауазымдық тұлғаларға жүктеледі.

Құжаттардың орындалу мерзіміне бақылауды құжаттама қызметі жүзеге асырады.

Орындау мерзімі құжатқа қол қойылған (бекітілген) кезден бастап күнтізбелік күн бойынша есептеледі, ал келіп түскен құжаттар үшін – бұл келген күнінен басталады. Есептеу белгіленген тұрпатты және дербес мерзімдер негізінде жүргізіледі.

Орындауды бақылау ісін ұйымдастыруда құжаттарды тіркеу кезінде толтырылған тіркеу-бақылау карточкаларының нұсқалары пайдаланылады.

Орындауды бақылау ісін ұйымдастыру кезінде құжаттама қызметі мынадай оперцияларды жүзеге асырады:

1) құжаттарды бақылауға қою (құжаттарға бақылау белгілерін қою, орындаушыларын, орындалу мерзімдерін көрсету, тіркеу-бақылау карточкаларын толтыру);

2) құжаттарды орындаушыларына жеткізу (келіп түскендерін – келген, тіркелен күні немесе ұйым басшысы қарап шыққаннан кейін, ішкі құжаттарды – қол қойғаннан кейін немесе бекіткен соң);

3) орындаушыларға құжаттың орындалу мерзімдері туралы дер кезінде жазбаша түрде еске салып отыру (әдетте, орындалу мерзімінің аяқталуына 5 күн қалғанға дейін);

4) бақылау-тіркеу карточкасының «Бақылау туралы белгі» бағанына құжаттың орындалу жағдайы туралы жазба түсіру; сол карточкаға орындалу мерзімінің өзгерістері жөнінде қысқаша мәліметтер келтіру;

5) ұйым басшылығын құжаттардың орындалу барысы мен жұмыс нәтижелері туралы тұрақты түрде хабардар етіп отыру, қажет болған жағдайда – есеп берудің үлгі формаларын толтыру;

6) шұғыл мәжілістерде құжаттардың орындалу барысы туралы хабарламалар жасау.

Құжаттарды орындау кезінде мыналар бақыланады:

1) орындау міндетінің дер кезінде жүзеге асырылуы;

2) құжат түрі мен бланкісінің белгіленген талаптарға сай болуы;

3) жасалған құжат түрінің мазмұнына сай болуы;

4) құжаттардың заңдық негіздері және олардың дәрежелері мен формалары;

5) қолдарының толық аты-жөндерімен және ресми лауазым атауларымен сәйкес келуі;

6) құжаттың барлық даналарындағы деректемелер сәйкестігі;

7) құжаттың мемлекеттік тілдегі нұсқасымен орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының сәйкес болуы;

Мына құжаттар міндетті түрде бақылауды қажет етеді:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Парламент Сенаты аппаратынан, Қазақстан Республикасы Парламент Мәжілісі аппаратынан, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық атқару органдарынан, жоғарғы орган ведомстволарынан, мәслихаттар мен әкімдер аппараттарынан келген құжаттар;

2) ұйымның өз өкімдік құжаттары;

3) азаматтар өтініштері.

Құжаттардың орындалу барысы кезең-кезеңімен тексеріліп отырады. Тексеру құжат мерзімі біткенше мынадай ретпен жүргізіледі:

1) келесі жылдарға белгіленген тапсырмалар – кем дегенде жылына бір рет;

2) ағымдағы жылдың келесі айларына белгіленген тапсырмалар – кем дегенде айына бір рет;

3) ағымдағы айға белгіленген тапсырмалар – әдетте, белгіленген мерзімнің аяқталуына бес күн қалғанға дейін.

Құжаттарды бақылаудан алу ісі мынадай операциялардан тұрады:

1) орындаушы тарапынан құжаттың орындалғаны туралы ақпарат әзірленіп, оны бақылаудан алу жөнінде ұсыныс жасалады;

2) ұйым басшылығы құжатты бақылаудан алу туралы шешім қабылдап, бұл жөнінде құжаттама қызметіне өкім жібереді.

3) тіркеу-бақылау карточкасына құжаттың орындалғандығы жөнінде белгі салынады;

4) тіркеу-бақылау карточкасы бақылау картотекасынан анықтамалық картотекаға ауыстырылады;

5) орындалғандығы туралы белгісі бар құжатты тиісті іске тігу;

Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған лауазымды тұлға ғана ала алады.

Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің мәліметтер базасына «Бақылау» тармағы қосылған жағдайда оған «Орындалу мерзімі» көрсеткіші енгізіледі. Бұл ретте құжат бақылауға автоматты түрде қойылады.

Құжаттардың орындалуын электрондық бақылау үш кезеңге бөлінеді:

1) ағымдағы бақылау (орындалу мерзімі өтіп бара жатқан құжаттар туралы күнделікті мәліметтер жинау);

2) алдын-ала бақылау (құжатты орындау қажеттігі жөнінде бақылау мерзімінен бес күн бұрын ескерту);

3) қорытынды бақылау (құжаттардың орындалуы бойынша іс нәтижелерінің ұйымдағы жекелеген қызметкерлер, құрылымдық бөлімшелер тарапынан қорытындылануы).

Құжаттардың орындалуын тиімді бақылау үшін автоматты режимде жасалатын мынадай бірқатар тұрпатты анықтамалық-есептер әзірленеді:

1) жөнелтілген құжаттар туралы анықтамалық-есептер;

2) келіп түскен құжаттар туралы анықтамалық-есептер;

3) ұйымда түзілген ішкі құжаттар туралы анықтамалық-есептер;

4) орындаушыларға тапсырылып, жұмысы жүргізіліп жатқан құжаттар туралы анықтамалық-есептер;

5) орындалмаған құжаттар туралы анықтамалық-есептер.





Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   17   18   19   20   21   22   23   24   ...   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
білім беретін
Барлы конкурс
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
дебиеті маманды
мемлекеттік мекемесі
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
білім беруді
дарламасыны титулды
Конкурс жариялайды
дістемелік кешен
мелетке толма
ызметтер стандарттарын
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...