Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


Құжаттарды тіркеу және есепке алу

Loading...


бет20/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   16   17   18   19   20   21   22   23   ...   27

5.2. Құжаттарды тіркеу және есепке алу

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады.

Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып және ол туралы тіркеу журналына мәліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды жатқызады:

1. Жарнама материалдары.

2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар және олардың бағдарламалары.

3. Прейскуранттар.

4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер).

5. Телеграммалар.

6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.

7. Құттықтау хаттары және шақыру билеттері.

8. Бухгалтерлік құжаттар.

9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.

Құжаттарды тіркеу кезінде кәсіпорында мынадай ереже сақталуы тиіс:

1) әрбір құжат бір рет қана тіркеледі;

2) барлық құжат бір жерде тіркеледі;

3) барлық құжат кәсіпорында қабылданған бірыңғай нысан бойынша тіркеледі.

Құжаттың тіркеу нөмірі, әдетте, мынадай бөліктерден тұрады:

1) ұйымның министрліктегі немеес ведомостводағы шифры;

2) құжат немесе оның көшірме данасы тігілетін іс папкасының нөмірі;

3) құжаттың тіркеу журналындағы реттік нөмірі.

5.2.1. Тіркеу нысандары

Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын бекіткен:

1) журналдық;

2) карточкалық;

3) автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мәліметтер базасы.

Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық нұсқасын жылдық құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады. Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір қойылып, түбі айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады. Шаршы қағаз қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары клейленеді де, оған ұйым мөрі басылып куәландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының көлемі ұйым мөрі диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куәлік-жазба түсіріледі. Мысалы:

Бұл журналда 85 (сексен бес) парақ бар; олар нөмірленіп, шнурланып, мөрмен бекітілген.
Лауазым _________________ Қолының толық

атауы (жеке қолы) жазылуы


Журнал толтырылған соң куәлік-жазбаның төменгі жағына тіркеуге алынған құжат саны туралы белгі соғылады. Мысалы:

Бұл журналда 1-нөмірден 438-нөмірге дейін 436 (төрт жүз отыз алты) құжат тіркеуге алынған. 56 және 94-нөмірлер қалып кеткен.


Лауазым _________________ Қолының толық

атауы (жеке қолы) жазылуы


Тіркеу журналдары кіріс және шығыс құжаттарына, азаматтардың өтініштері мен оларға берілген жауаптарға арналып жеке-жеке жасалады.

Тіркеу журналдарына ұйымның істер номенклатурасы бойынша міндетті түрде индекстері қойылады.

Журнал мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:

1) жоғары тұрған органның және ұйымның ресми атаулары;

2) журнал атауы;

3) ұйымның істер номенклатурасы бойынша журнал индексі;

4) журналдың іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған және аяқталған күндері.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі бойынша журналдың басталған және аяқталған күндері журнал мұқабасының оң жақ төменгі бұрышына салынады. Басталу күні бірінші құжаттың, аяқталу датасы – соңғы құжаттың тіркелген күндері болып есептеледі. Журналға тіркеу жыл бойы жүргізіледі.

Тіркеу процесі барысында жыл аяқталмай журнал бітіп қалатын болса, жаңа журналға тіркеу жұмыстары жыл аяғына дейін алдыңғы журналдағы тіркеу нөмірлерін жалғастыра отырып жүргізіледі.

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:

1) кіріс құжатының реттік нөмірі;

2) кіріс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;

3) корреспондент, кіріс құжатының жіберілген күні және тіркеу нөмірі;

4) кіріс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;

5) бұрыштама немесе құжатты орындау міндеті кімге жүктелді;

6) құжаттың орындалғаны туралы белгі;

7) ескертпе.

Шығыс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:

1) шығыс құжатының реттік нөмірі;

2) шығыс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;

3) корреспондент;

4) шығыс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;

5) шығыс құжаты көшірмесінің іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі;

6) ескертпе.

Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына 600 құжаттан астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкалары арқылы жүргізіледі. Тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкаларына мынадай міндетті бағандар белгіленеді:

1) құжат авторы (корреспондент);

2) құжат түрі;

3) құжат күні;

4) құжат нөмірі;

5) келіп түскен уақыты;

6) түскен нөмірі;

7) құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;

8) бұрыштама;

9) орындалу мерзімі;

10) орындалғаны туралы белгі;

11) іске жіберілгені туралы белгі;

12) бақылау туралы белгі;

13) ескертпе.

Тіркеу-бақылау карточкасына қосымша бағандар ендіруге болады. Мысалы: парақ саны, қосымшалар туралы, құжаттың алынғандығы туралы белгі және т.б.

Құжаттарды жедел іздестіру мақсатында тіркеу-бақылау карточкаларынан анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ақпараттық-анықтамалық картотекалар, азаматтар өтініштері бойынша картотекалар, нормативтік құқықтық актілердің, өкімдік құжаттардың т.б.-дың тақырыптық картотекалары жасалады. Картотекалар жасау оларды пайдалану мақсатына байланысты белгілі бір схемамен жүзеге асырылады. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметі құжаттарына, азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар – корреспонденттер бойынша, өкімдік құжаттарға арналған картотекалар – ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері бойынша жасалады. Карточкалар әр тараудың өз ішінде хронологиялық тәртіппен жүйеленеді. Тек азаматтар өтініштеріне арналған карточкаларды жүйелеу – алфавиттік ретпен жүргізіледі.

Орындалмаған құжаттардың анықтамалық картотекасы корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар немесе орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды орындау процесінде оларды жедел іздеп табу үшін жасалады.

Электрондық тіркеу карточкалары компьютер бойынша ақпараттық-іздестіру жұмыстарының негізі болып табылады. Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжат немесе нақты бір құжаттар тобы бойынша олардың орындаушылары жайлы, географиясы туралы, корреспонденті, құжат күні т.б. жөнінде кез келген сұраққа жауап беретіндей болуы тиіс. Электрондық ақпарат орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар жөнінде де, мұрағаттық мәліметтер базасында сақтаулы құжаттар туралы да деректер алуды қамтамасыз етуі шарт.



5.2.2. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі

Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Әрбір ұйымда осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады және басшы бекіткен іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі.



Тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды үлгісі
1. Мәлімет үшін жіберілген хат (көшірмесі).

2. Телеграмма және кезекті еңбек демалысына және іссапарға рұқсат берген хат.

3. Мамандарды шетелге іссапарға жіберу туралы техникалық тапсырма және іссапар сметасы.

4. Мәжілістер, жиналыстар және күн тәртібі туралы хабарламалар.

5. Кестелер, өтінімдер, т.б.

6. Танысу үшін жіберілген ақпараттар.

7. Оқу жоспарлары, бағдарламалар.

8. Жарнамалық хабарландырулар, плакаттар, жиналыс, конференция бағдарламалары.

9. Прейскуранттар.

10. Техникалық талаптар.

11. Талап-шағымдар.

12. Материалдар шығысының нормалары мен нормативтері.

13. Құттықтау хаттар.

14. Шақыру билеттері.

15. Ұжымдық шарт жасау туралы құжаттар.

16. Бухгалтерлік құжаттар.

17. Жоспарлық-қаржылық құжаттар.

18. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, бюллетендер).

19. Статистикалық есеп нысандары.

20. Кәсіпорын қызметкерлеріне «жеке өзіне» деген белгімен келген хат-хабарлар.

21. Түсініктемелер.

22. Төрелік және шағым-талап құжаттары.




5.2.3. Келіп түскен құжаттарды тіркеу

Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелдің көмегімен тіркеу мөртабанын қою және мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу арқылы жүргізіледі.

Кәсіпорынның бөлімшелері бойынша әр түрлі құжат ағынының құжаттарының жүру және орындалу барысы қалай қадағаланады? Келіп түскен құжаттардың өңделу кезеңдерін қарастырып көрелік.
Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы
Мысал: Бірінші басшының атына келген хатты өңдеу кезеңдері:
1. Хатшы конвертті ашқаннан кейін оны алдын ала қарап, танысады, соның негізінде құжатты басшыға жіберу туралы шешім қабылдайды («жеке өзіне» деген белгісі бар конверттер ашылмайды).

2. Хатшы хатты тіркейді. Хатқа бірегей кіріс нөмірі беріледі. Тіркеу кезінде оның ұйымға келіп түскен күні де белгіленеді.

3. Хатшы хатты басшыға береді.

4. Басшы құжатты қарап, өзі қабылдаған шешім туралы оған бұрыштама қойып, хатты хатшы арқылы орындаушыға бағыттайды. Хатшы бұрыштаманы тіркеу журналына түсіреді.

5. Орындаушы құжатпен жұмыс істей отырып, оған жауап дайындайды, содан кейін басшының қол қоюына ұсынады (жауапты дайындау кезінде пайдаланған ілеспе құжаттармен бірге).

6. Хатшы (қажет болған жағдайда) құжаттың орындалуына бақылау жасайды.

7. Хатшы орындаушыдан бастама тудырған хатты (инициативное письмо) алып, оны бұдан әрі сақтау және пайдалану үшін тиісті іс папкасына тігеді, ал жауапты адресатқа жібереді.

Бұл аталғандарды тұжырымдап айтсақ, ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша төмендегідей операцияларды атқарады:

1) құжаттарды қабылдау және экспедициялық өңдеу;

2) құжаттарды тіркеу;

3) құжаттарды ұйым басшысына қарауға тапсыру;

4) құжаттарды орындауға тапсыру;

5) құжаттардың мерзімінде орындалуын бақылау.

Құжат салынған конверттер құжаттама қызметінде ашылып, оның дұрыс жеткізілгендігі, құжаттар орамының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжаттар толық болмай шықса немесе бүлінген жерлері болса, онда соңғы парағының төменгі бөлігіне, сондай-ақ тіркелімдік есепке алу формасының «Ескертпе» бағанына тиісті белгі салынып, бұл туралы жіберуші жаққа мәлім етіледі. Жіберуші жаққа жолданатын хабарлама қағаз акті түрінде еркін формамен үш дана етіп жасалады. Бірі жіберушіге бағытталса, екіншісі – ұйымның құжаттама қызметінде қалады, үшіншісі – орындаушыға (орындаушыларға) беріледі.

Жіберушінің мекен-жайын, жіберілген және құжаттың алынған күнін (уақытын) анықтауда қажеттілігі болмаса кіріс құжаттары салынған конверт жойылуға тиіс. Азаматтардың өтініші және жеке құжаттар салынған конверттер сақталады.

Алынған құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады. Тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға арналған құжаттар өз мекен-жайына тапсырылады.

«Жеке өзіне» («Лично») деген белгісі бар конверттер ашылмайды, жіберілген иесіне сол күйі беріледі.

Жаңылыс келген корреспонденциялар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйым бойынша белгіленген функциялық бөліністерге, қызметкерлер арасындағы міндеттер мен өкілеттілік сипаттарына қарай тарату үшін алдын-ала қарап шығады.

Алдын-ала қараудың бірінші кезеңінде келіп түскен пошта тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сортталады. Бұл іс Құжаттама қызметінде тіркелмейтін құжаттар тізбесіне сәйкес жасалады. Мұндай тізбені әр ұйым өзінше, қызмет түрінің ерекшеліктеріне қарай жасайды (Тізбе Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа қосымша тіркелгені жөн). Мұнан соң тіркелетін құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:

1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары көрсетілмей жолданған құжаттар;

2) азаматтар өтініштері;

3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаларға) тапсырылады.

Тіркеуден өткен құжаттардың негізгі бөлігі ұйым басшысына қарауға беріледі. Мынадай орындардан жолданған құжаттар ұйым басшысына міндетті түрде қарауға берілуі тиіс:

1) Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен;

2) Қазақстан Республикасы Парламент Сенаты Аппаратынан, Қазақстан Республикасы Парламент Мәжілісі Аппаратынан;

3) Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен;

4) орталық атқару органдарынан;

5) мәслихаттардың аппараттарынан және әкімдерден;

6) жоғарғы органнан келген құжаттар;

7) ұйым қызметінің принциптік мәселелері туралы ақпараты бар немесе жемқорлық фактілері жайлы жазылған азаматтар өтініші мен арыз-шағымдары;

8) басшылықтың шешімін талап ететін құжаттар.

Азаматтардың тіркелген өзге өтініштері ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаға), азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуге жауапты кісілерге жолданады.

Құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеуден өткен соң сол бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.

Құжаттарды қарау қорытындылары ұйым басшысының бұрыштамасынан көрініс табады. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжаттардың көшірмелері атқарушыларға кезегімен немесе бәріне бір мезгілде беріледі. Ал сол құжаттардың түпнұсқалары қарарда бірінші аталған жауапты атқарушы тұлғаларға тапсырылады.

Құжат атқарылуға келіп түскен күні беріледі. Тез арада орындау қажет болған жағайда атқарушының құжатпен басшылық қарамай тұрып танысып шығуына болады.

Егер құжат құрылымдық бөлімшеге немесе орындаушыға құжаттама қызметіне соқпай келіп түскен болса, ол ұйым тәртібіне сәйкес тез арада тіркеуге берілуі тиіс.

Электрондық құжат айналымы жүйесі жұмыс істейтін ұйымдарда қағаз негізде келіп түскен құжаттар тіркеу алдында сканерленеді. Электронды түрде келіп түскен құжаттар электрондық қолтаңба мен пакет референсінің сәйкестігі тексерілгеннен кейін барып тіркеледі. Электрондық қолтаңбасы жоқ немесе электрондық қолтаңбаның сәйкестігі тексерілмеген электрондық құжаттар тиісті қолдары қойылған, заң жүзінде дұрыс ресімделген қағаз негіздегі құжаттары болғанда ғана электрондық құжат айналымы жүйесіне тіркеуге алынады.

Электрондық құжаттың алынғандығын куәландыру ол туралы жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл да электрондық құжат болып табылады.

Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге куәлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге куәлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат алушыға мәлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.

Егер куәлік жіберушінің алушыға жолдаған мәлімдемесінде көрсетілген мерзімде де келмесе құжат жіберілмеген деп есептеледі. Куәлік белгіленген уақытта келмеген жағдайда жіберуші алушыға өзге байланыс құралдары арқылы электрондық құжаттың ақпараттарын хабарлайды.

Жүйедегі электрондық құжатты тексеру сол жүйеде қолданылатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары арқылы атқарылады. Бұл процесс оларды пайдалану құжаттарына сәйкес жүргізіледі және мынадай іс-шараларды қамтиды:

1) электрондық құжат деректемелерінің белгіленген форматқа сәйкестігін тексеру;

2) электрондық құжаттағы электрондық цифрлық қолтаңбалардың түгел түпнұсқалығын тексеру;

3) электрондық цифрлық қолтаңба тіркеу куәлігінің растығын тексеру;

4) электрондық құжатқа электрондық цифрлық қолтаңба қоюшы барлық тұлғалардың өкілеттілігін тексеру.

Электрондық құжатты тексеру оңды нәтиже берген жағдайда, ол орындауға қабылданады немесе одан әрі өңделеді.

Электрондық құжатты тексерудің кері нәтижесі конфликті жағдай деп есептеледі. Бұл жағдайды реттеу куәландырушы орталықтың қатысуымен және ақпарат саласындағы өкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілерінде қарастырылған тәртіп, ереже бойынша жүзеге асырылады.

Келіп түскен электрондық құжаттардың компьютерлік вирустері бары-жоғы міндетті түрде тексерілуі керек.



5.2.4. Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және тіркеу



Жіберілетін құжаттарды өңдеу кезеңдері
1. Жіберілетін құжатты Бөлімшедегі (құжат жобасы жасалатын немесе келісілетін) Орындаушы дайындайды. Негізінен Орындаушы құжатты өзсі ресімдейді, хатшы оның дұрыс ресімделуін тексереді.

2. Ресімделген құжат кәсіпорын басшысының қол қоюына ұсынылады.

3. Басшы қол қойғаннан кейін құжатты хатшы немесе кеңсе тіркейді.

4. Тіркелген құжат адресатқа жіберіледі. Жөнелту құжат кеңсеге түскен күні жүзеге асырылуы тиіс.

5. Құжаттың көшірме данасын хатшы іс папкасына тігеді.

Бұларды қысқаша тұжырымдап айтар болсақ, шығыс құжаттарын өңдеудің негізгі кезеңдері мынадай операциялардан тұрады:

1) құжат жобасын жасау;

2) жоба жөнінде келісу;

3) құжатты ресімдеудің дұрыстығын тексеру;

4) құжатқа қол қою (бекіту);

5) құжатты тіркеу;

6) құжатты алушыға жөнелту;

7) құжаттың екінші данасын тиісті іске тігу.

Шығыс құжаттары жауап құжаттар немесе бастамалық құжаттар болуы мүмкін. Жауап құжаттарда келіп түскен құжаттар, азаматтардың өтініштері, депутаттық сұратулар бойынша жүргізілген жұмыстардың нәтижелері жазылады. Бастамалық құжаттарда басшылардың, консультативтік-кеңестік, алқалы органдардың және ұйым мамандарының құрылтайшылық құжаттар мен лауазымдық нұсқаулықтарға сәйкес қабылдаған шешімдері көрініс табады.

Шығыс құжаттарының жобалары жөнінде мүдделі құрылымдық бөлімшелер басшыларымен, өзге ұйымдармен (қажет болған жағдайда), заң қызметімен келісіледі. Келісімдер саны іскерлік қажеттіліктерге қарай белгіленеді.

Құжаттың келісілген жобасы оның аутенттік (тең нұсқалық) аудармасымен қоса ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсынылады. Жобаны әзірлеуге негіз болған құжаттар да оларға қоса тіркеледі.

Орындаушы әзірленген құжатты қол қоюға (бекітуге) тапсырмас бұрын оның мазмұнын, қосымшаларын тексереді; құжаттама қызметі ресімделуінің дұрыстығын, қажетті деректемелерінің түгелдігін тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжаттар толықтыру үшін орындаушыларына кері қайтарылады.

Қол қойылған (бекітілген) шығыс құжаты тіркеу нөмірі мен күнін қою арқылы тіркеуден өткізіледі.

Мұнан соң құжаттама қызметі жөнелтілетін құжаттарды экспедициялық өңдеуден өткізеді. Бұл алушылар бойынша бөлектеу, конверттерге салу, оған (конвертке) пошта мекен-жайы мен алушы атауын жазу, ұйым мөртабанын қою, құжаттарды пошта бөлімшесіне тапсыру жұмыстарын қамтиды.

Құжат дайындаушы қажет болған жағдайда жөнелтудің түрін, яғни құжаттың тапсырыс не арнаулы курьерлік қызмет арқылы, болмаса басқалай жолдармен жіберілетіні туралы көрсетеді.

Құжаттар келіп түскен күні немесе келесі жұмыс күнінен қалдырылмай өңделіп, жөнелтілуі тиіс, ал факсограммалар, жеделхаттар, сондай-ақ электрондық пошта арқылы баратын құжаттар шұғыл түрде жіберілуі керек.

Шығыс құжаттары, әдетте, екі дана етіліп басылады. Бірінші, қол қойылған (бекітілген) данасы алушыға жөнелтіліп, екіншісі – тиісті іске тіркеледі.

Егер өзге ұйымға жіберілген құжат қайтарылуы керек болса, оған мөртабан немесе «Қайтарылуы тиіс» деген белгі салынады және мұндай белгілер тіркеу-есепке алу формасына да қойылады.

Бір мезгілде бір алушыға жолданатын құжаттар бір конвертке салынады.

Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғандығы туралы хабарлама автоматтандырылған ақпараттық жүйеге тіркеледі. Тіркеу электрондық мәліметтер формасының тиісті тұстарын толтыру арқылы жүргізіледі.

Электрондық құжат жіберушінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қабылдаушы жақ тексеріп, құжат мазмұнының толықтығын, бүлінбегендігін анықтағаннан кейін ғана ол құжат жіберуші жақтан шықты деп есептеледі.

Электрондық құжатты жолдар алдында оның дұрыс ресімделуі (міндетті және қосымша деректемелерінің, электрондық цифрлық қолтаңбасының болуы) адресатының дұрыс жазылуы тексеріледі.

Электрондық құжаттың алынғандығын куәландыру ол туралы жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл да электрондық құжат болып табылады.

Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге куәлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге куәлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат алушыға мәлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.

5.2.5. Ішкі құжаттардың қозғалу барысы



Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері
Ішкі құжаттарды өңдеу кезеңдері олардың түріне байланысты. Ішкі құжаттың көп кездесетін бір түрі негізгі қызмет бойынша бұйрықтар. Оны дайындау кезеңдерін қарастырып көрелік:

1. Ішкі басқару құжаттары (мысалы, бұйрықтар, шешімдер немесе өкімдер) кәсіпорын басшысының нұсқауы бойынша жасалады.

2. Содан кейін бұйрықтар қажеттілігіне қарай кәсіпорынның заң қызметімен келісіледі.

3. Келісілген бұйрыққа басшы қол қояды.

4. Содан кейін ішкі құжатты хатшы (кеңсе) тіркейді, көбейтеді және орындау үшін құрылымдық бөлімшелерге таратады.

Ішкі құжаттар ұйымның өз шеңберінде әзірленіп, ресімделеді және сол шеңбердің аясында орындалады.

Ішкі құжаттарды әзірлеу және ресімдеуден өткізу шығыс құжаттары бойынша жұмыс жүргізу тәртібіне сәйкес жүргізіледі.

Мұнан әрі жұмыс кіріс құжаттары бойынша іс жүргізу тәртібіне сәйкес атқарылады.

Орындау кезеңінде ішкі құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстар мына мәселелерді қамтиды:

1) ішкі құжаттарды орындаушыларға тапсыру;

2) ішкі құжаттарды орындау;

3) ішкі құжаттың орындалуын бақылау;

4) орындалған ішкі құжаттарды тиісті іске тігу.

Ұйымның ішкі құжаттарын құжаттама қызметі тапсырады.






Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   16   17   18   19   20   21   22   23   ...   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
білім беретін
Барлы конкурс
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
дебиеті маманды
мемлекеттік мекемесі
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
білім беруді
дарламасыны титулды
Конкурс жариялайды
дістемелік кешен
мелетке толма
ызметтер стандарттарын
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...