Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­


-тарау Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру

Loading...


бет19/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   27

5-тарау

Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру



5.1. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.

Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.

Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс);

2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес нақты бөлінуі;

3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы;

Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:

1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;

2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;

3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.

Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы жүйесін таңдауда бастапқы негіз болып табылады.

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі «Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы» № 427 Жарлығына сәйкес құжат айналымын қысқартуға байланысты тұрақты түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың тұрпатты формалары мен трафареттік мәтіндері қолданылады.

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:

1) құжаттарды сапалы жасау және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;

2) құжаттың дер кезінде орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;

3) түпкілікті емес және екінші кезектегі мәселелерді жедел түрде шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту;

4) іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі құжаттар мен сыртқа шығатын сондай құжаттар санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің айқын жолға қойылған технологиясы;

6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;

7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін анықтау;

8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша электрондық нұсқалардың айналымда қатар жүруін болдырмау;

9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:

1) мәліметтерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құралдарын, электрондық құжат үлгілері мен электрондық почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін қолдану;

2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен лауазымды тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық күші бір екенін мойындау;

3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана мойындау;

4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске салғанша үзіліссіз жұмыс істейтін технологияның болуы.

Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге дейінгі қозғалысы құжат айналымы деп аталады.

Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны түрінде іске асады:

1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар және білікті қызметкерлер) және

2) кәсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат).

Құжаттар қандай кезеңдерден өтетініне қарай құжат айналымының үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:

1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны (хат, шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың көпшілік бөлігі басшының атына (сараптау бағасы бойынша кәсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы басшының орынбасарының атына, құрылымдық бөлімшелер басшыларына және нақты орындаушыларға келеді.

2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны, яғни ұйымның ішінде жасалып, бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар және т.б.).

3. Жіберілетін құжаттардың құжат ағыны – сыртқы әлемге жіберілетін ақпарат (хаттар және хаттарға жауаптар, шарттар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.).

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының нақтылығына байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тәжірибесі және құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.

Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.

Кәсіпорын кеңсесі мынадай негізгі функцияларды орындайды:

1) құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу);

2) құжаттарды бөлу және оларды орындаушыларға жеткізу;

3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту;

4) құжаттарды стенографиялау және басып шығару;

5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау;

6) істерді қалыптастыру және оларды мұрағатқа тапсыру;

7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету.
Хатшының міндеттері
Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру салмағы негізінен кәсіпорын басшысы хатшысының немесе бөлімше басшысы хатшысының мойнына түседі. Алайда хатшының міндеті мұнымен ғана шектеліп қалмайды.

Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен басқасына жылдам көшуді талап етеді. Хатшының маңызды функциясы – басшыға барынша көмек көрсету және оның уақытын үнемдеу. Бұл міндеттер мынадай жұмыстардың атқарылуын көздейді:

1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне бүкіл іс қағаздарын жүргізуге байланысты жұмыстар: құжаттарды ресімдеу, құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге жөнелту, құжаттардың орындалу мерзімін бақылау, басшының қол қоюына құжаттар қабылдау және олардың дұрыс ресімделуін бақылау, орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру кіреді.

2) Байланыс құралдарымен жұмыс істеу. Телефонмен келіссөздер жүргізу (басшы жұмыс орнында болмаған кезде хатшы телефон шалған адамның аты-жөні мен телефонын, мүмкіндігінше оны қызықтырған сұрақты жазып алады), факс қабылдау-жөнелту, электронды почта бойынша хабарлар қабылдау-жөнелту. Хатшы өзі пайдаланып отырған байланыс құралдарының жарамды жағдайда болуына да міндетті, олар істен шықса дереу жөндеу қызметін шақырып, оңдатуы керек.

3) Келушілермен жұмыс жүргізу. Бұған хатшыға жүгінген кәсіпорын қызметкерлерінқабылдау және көмек беру, сол секілді іссапарға жіберілген қызметкерлерге көмек көрсету (тиісті бөлімшеге жіберу, қонақүйге орналасуын қамтамасыз ету) кіреді.

4) Жиналысты дайындау және өткізу. Хатшы жиналысқа шақырылғандарды басшының тапсырмасымен таныстыруы керек, қатысушылардың тізімін жасауы, басшының баяндамасын ресімдеу керек. Жиналыс өткізу кезінде хатшы хаттама жүргізеді.

5) Шаруашылық сипаттағы жұмыстар. Хатшының міндетіне шаруашылық сипатындағы да жұмыстар кіреді. Бұл басшы кабинетінің жинастырылу жай-күйі, барлық техникалық құрал-жабдықтардың жарамды болуы, т.б. басшы кабинетін қажетті кеңсе құралдарымен жабдықтау.

Хатшыға қойылатын жалпы біліктілік талаптары мынадай:

1. Кәсіпқойлық, біліктілік және жұмыс стажы.

2. Сенімділік, орындаушылық, жоғары жұмыс қабілеттілігі.

3. Тіл табысқыштық, дауласудан тартыну қабілеті.

4. Тартымдылық, сырбаздық, денсаулығы мықты болу, теріс қылықтарының болмауы.

5. Мәліметтердің құпиялылығын сақтай білуі.

Кәсіби дағдыларына мыналар жатады:

1. Компьютерде жұмыс істей алу.

2. Шет тілін жақсы меңгеруі.

3. Іс қағаздарын жүргізе алу.

4. Адамдармен жылдам тіл табыса алу.

5. Басшының тапсырмаларын жоспарлай және ұйымдастыра білуі.



Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
Барлы конкурс
білім беретін
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
мемлекеттік мекемесі
дебиеті маманды
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
білім беруді
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
Конкурс жариялайды
дарламасыны титулды
дістемелік кешен
ызметтер стандарттарын
мелетке толма
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...