Асқаров Нұрлан Әуезханұлы Нәлібаев Жәнібек Бәкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы іс қАҒаздарын жүргізу негіздері алматы­­­

Loading...


бет10/27
Дата08.04.2020
өлшемі1.67 Mb.
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   27
§2. Құжаттардың орындалу мерзімі
164. Құжаттардың орындалу мерзімі ережеде сияқты, құжатқа қол қойған (бекіткен) күннен бастап күнтізбелік күнмен, ал басқа заңды және жеке тұлғалардан түскен құжаттар бойынша – Мекемеге түскен күннен бастап есептеледі. Мекеменің басшылығы (бөлімше басшылығы) орындаудың нақты мерзімін белгілеген жағдайда, ол бірінші бұрыштама қойылған күннен бастап есептеледі.

165. Құжаттардың орындалу мерзімін Мекеменің (бөлімшенің) басшылығы жіберуші белгілеген мерзімге немесе Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген мерзімге қарап белгілейді. Орындалудың соңғы күні құжаттың мәтінінде немесе басшылығының бұрыштамасында көрсетіледі.

166. Құжаттардың орындалу мерзімін осы мерзімді белгілеген Мекеменің (бөлімшенің) басшысы өзгертеді (тоқтатады, ауыстырады).
10-тарау. Азаматтардың өтініштерін қарау және оның орындалуын бақылау тәртібі
167. Мекеменің бөлімшелерінде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі Қазақстан Республикасының Конституциясымен, Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және осы Ережемен реттеледі.

168. Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіппен берілген өтініш осы Ережеге сәйкес міндетті түрде тіркелуі және қаралуы тиіс. Өтінішті қабылдаудан бас тартуға болмайды.

169. Шешу тәртібі әкімшілік құқық бұзушылық, қылмыстық іс жүргізу, азаматтық іс жүргізу жөніндегі заңдарда және басқа заңдарда белгіленген азаматтардың өтініштері, сондай-ақ аты-жөні көрсетілмеген, қолы, мекен-жайы, жұмысы және оқу орны туралы деректері жоқ арыз иелерінің өтініштері қаралмайды.

170. Азаматтардың шағымын өздері шағым жасаған Мекеменің лауазымды адамдарының және бөлімшелерінің қарауына жіберуге болмайды.

171. Азаматтардың өтініштерімен жүргізілетін жұмысты ұйымдастыруға және іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне Мекеменің басшылары және уәкілетті бөлімше жауап береді.

172. Азаматтар кез-келген тілде ұсыныстар, өтініштер, шағымдар, пікірлер және сұранымдар беруге құқылы. Жауап мемлекеттік тілде беріледі.

173. Уәкілетті бөлімше азаматтардың өтініш хаттарын Ереженің 6-тарауының 1-параграфында баяндалған тәртіппен келіп түсетін хат-хабарлардан бөлек тіркейді.

174. Бір жеке адамнан бір күнтізбелік жылдың ішінде бір және сол мәселе бойынша түскен өтініштер қайта келіп түскен өтініштер деп саналады. Уәкілетті бөлімше есептік тіркеу карточкасына «Екінші рет» деп белгі қояды.

Қайталама хаттарды қараған кезде оған бұрынғы өтініштердің тексеру материалдары қосылады.

Егер қайталама өтініштерде жаңа дәлелдер мен жаңадан анықталған жағдайлар айтылмаған болса, егер Мекеменің бөлімшелерінде ол бойынша тексерудің нақты материалдары болса, ал авторға белгіленген тәртіппен жауап берілген болса, онда оларды Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (филиал басшысының және оның орынбасарларының) келісілген бұрыштамасымен қосымша тексеру қажет емес, бөлімше басшысының қолы қойылып, ол жөнінде авторға хабарлайды.


§ 1. Өтініштерді қарау мерзімі
175. Азаматтардың жазбаша өтініштерін қарау және олар бойынша шешім қабылдау мерзімі бір айдан аспауға тиіс, ал қосымша зерделеуді және қарауды талап етпейтін өтініштер - Мекеменің уәкілетті бөлімшесінде (филиалында) тіркелген кезден бастап он бес күнде қаралуға тиіс. Қосымша қарау қажет болған жағдайда, бірақ бір айдан аспайтын мерзімге Мекеменің (филиалдың) басшылығы мерзімді ұзарта алады және бұл жөнінде өтініш берушіге хабарлайды. Жауапты орындаушы бөлімше азаматтардың өтініштерін қарау мерзімін уақтылы ұзартуға шаралар қабылдауға міндетті.

176. Егер азаматтардың өтініштері жөніндегі мәселелерді шешу ұзақ мерзімге қалдырылса, онда уәкілетті бөлімше өтінішті түпкілікті орындағанға дейін қосымша бақылауға алады.

177. Шешім қабылдау Мекеменің құзыретіне кірмейтін азаматтардың өтініштері түскен күннен бастап бес күннен кешіктірілмейтін мерзімде азаматтарға бұл жөнінде хабарлай отырып, тиісті мемлекеттік органдарға жіберіледі.
§ 2. Жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдаған кезде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі
178. Егер өтініш азаматтарды жеке қабылдау кезінде айтылған болса, оны лауазым иесі қабылдау уақытында шеше алмайды, ол жазбаша нысанда жазылады және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жазбаша жазылған өтініштер сияқты жұмыс жүргізіледі.

179. Мекеменің басшылығына келген қатысушылардың есебін Мекеменің Төрағасының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмесіндегі референттер өтініш берушінің аты-жөнін, жұмыс орнын, лауазымын, мекен-жайын, өтініштің қысқаша мазмұнын, тапсырмаларын және қарау нәтижелерін көрсете отырып, жүргізеді.


§ 3. Азаматтардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын

жүргізуді тоқтату тәртібі


180. Азаматтардың өтініштеріне қойылған мәселелер қаралса, олар бойынша тиісті шаралар қабылданса және өтініш берушілерге жауап берілсе, өтініш шешілді деп саналады.

181. Азаматтардың өтініштерін қараумен айналысатын бөлімшелердің басшылары, ал қажет болған жағдайда Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары олардың өтініштері бойынша қабылданған шешімдерді азаматтарға хабарлайды. Оң жауап берілмеген жағдайда, оның себебі көрсетіледі және шағым беру тәртібі түсіндіріледі.

Жауап жазбаша немесе ауызша түрде берілуі тиіс. Жауап жазбаша берілген жағдайда өтініш хатқа және тіркеу-бақылау карточкасына тиісті жазбалар жасалады.

182. Мекеменің орталық аппаратында азаматтардың өтініштері жөнінде іс қағаздарын жүргізуді тоқтату туралы шешімді Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары, филиалда – филиалдың басшысы немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін оның орынбасары қабылдауға құқылы.


11-тарау. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі
183. Құжаттар жасау кезіндегі еңбек шығындарын қысқарту, оларды өңдеу, құжаттық ақпараттарды беру және пайдалану, бақылау құжаттарының орындалуын бақылауды жетілдіру, жедел орындалуын арттыру, құжаттармен жүргізілетін ақпараттық-талдау жұмысының сапасын арттыру, сондай-ақ Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын ескере отырып, Мекеменің электронды мұрағатын құру электронды құжат айналымының негізгі міндеті болып табылады.

184. Электронды құжат айналымын ұйымдастырудың негізгі принциптері:

1) деректерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құрал-жабдықтарын пайдалану негізінде электронды құжат айналымын, құжаттардың электронды нысандарын басқарудың автоматтандырылған жүйесін, электронды почтаны ұйымдастыру;

2) электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электрондық санмен қол қойылған электрондық құжаттың мәртебесінің қағаз құжат айналымының жүйесіндегі өз қолымен қол қойылған құжаттың мәртебесіне тең болуын тану;

3) қойылған қолдардың бірдейлігін қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құрал-жабдықтардың ақпараттық жүйеде бар болған кезде ғана электронды сандық қолдардың шынайылығын тану және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес оларды пайдаланудың белгіленген режимін сақтау;

4) келіп түсетін, жіберілетін және ішкі құжаттарды бір рет тіркеу;

5) құжатты жүйеге енгізуден оны іс қағаздарына орналастырғанға дейін құжат ағынын үзбеу болып табылады.

185. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің келіп түсетін құжаттардың почта жәшігіне электронды құжаттар түскен кезде пайдаланушы бұл жөнінде тез арада хабарлама алады.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің пайдаланушылары өз компьютерлерінде шағын жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуін барлық жұмыс уақытының ішінде белсенді күйінде ұстауға міндетті.
§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде

құжаттарды келісу және бекіту тәртібі


186. Бөлімшеге құжат ресми түрде түскен кезде бұрыштама және қол қою рәсімдерін бастау алдында құжат бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркейтін арнайы журналға тіркелуі тиіс.

187. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бұрыштама қою электронды қол қою арқылы жүзеге асырылады.

188. Құжаттың қол қоятын бөлігінде көрсетілген лауазым иесі электронды құжатқа электронды қол қою арқылы құжатты бекітеді. Бөлімшенің жауапты адамы электронды құжатқа қол қойылғаннан (бекітілгеннен) кейін оны бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналынан алып, тиісті ресми тіркеу журналына орналастырады.

189. Орындаушыға қайтарылған және бұрыштама соғу және қол қою рәсімдерін толық көлемде өтпеген құжаттың жобасына өзгерістер енгізу қажет болған жағдайда құжаттың жаңа нұсқасы жасалады, ал өткен редакциясы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «бұрынғы нұсқа» ретінде сақталады.

190. Құжатты бекіткеннен кейін оған өзгерістер мен толықтыру енгізілмейді. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бекітілген құжаттардың файлында «тек қана оқу үшін» атрибуты белгіленеді.

191. Қол қойылған электронды құжат орындаушыға қайтарылады, ол құжаттағы бұрыштама соғу және қол қою рәсімдері кезінде қойылған электронды қолдарды тексереді және ресми тіркеу журналдарына тіркеу үшін өзінің бөлімшесінің жауапты адамына жібереді.

192. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі клиенттік және серверлік бағдарламалық қамтамасыз етудің нұсқасын ауыстыру тәртібі ақпарат технологиясы бөлімшесінің арнайы өкімімен белгіленеді.

193. Шағын жүйені басқарушы электронды құжат айналымының шағын жүйесін басқарады.


§ 2. Электронды құжаттардың түрлері
194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді:

1) мәтін – мәтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен қаралады, жасалады және редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде мәтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.

2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық өнімі қолданылады. Егер құжатта мәтіндік әрі кестесі бар ақпараттар болса «МS Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мәтіндік ақпарат, сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі құрылымдағы кестелер (мысалы, мәтінге қосымшалар) болса, әр түрлі форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі және құрамдас құжат ретінде сақталады.

3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif», «tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын бағдарламалық өнімдер қолданылады;

4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы, телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады;

5) гипермәтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мәтіннің айқын бөлінген участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді.

195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй белгілер бойынша жіктеледі:

1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін әр бөлімшеге тиісті журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уәкілетті бөлімше анықтайды және шағын жүйенің әкімшілігі белгілейді;

2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс қағаздарының жүйелі тізбесі;

3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі.

Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде және іс қағазына (іс қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері тағайындалады.
§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру
196. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру әр түрлі байланыс арналарын пайдалана отырып, электронды почта жүйесін, электронды құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасын пайдалануға негізделеді.

197. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушыларға «келіп түсетін» және «жіберілетін» жүйелердің екі почта жәшігі берілген. «Келіп түсу» почта жәшігіне барлық құжаттар және тапсырмалардың орындалуын пайдаланушы бақылауы тиіс.


§ 4. Индекстеу және резервтік көшіру тәртібі.Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалану кезінде филиалдармен ақпарат алмасуды ұйымдастыру
198. Құжаттар түнгі уақытта өзінен-өзі сервермен индекстеледі.

199. Резервтік көшіру өзінен-өзі түнгі уақытта бірден индекстелгеннен кейін жүзеге асырылады.

199-1. Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалана отырып орталық аппараттың бөлімшелері және филиалдар арасындағы ақпарат алмасуды ұйымдастыру Мекеменің электрондық почта жүйесін пайдалануға негізделген. Әрбір филиалда өзінің электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасы орнатылады, іс қағаздары дербес жүргізіледі.

199-2. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі барлық деректемелері бар тапсырмалар мен құжаттардың филиалдарға автоматты түрде жеткізілуін қамтамасыз етеді. Филалдарда тапсырмалар мен құжаттардың орындалуын бақылау дербес жүргізіледі.


12-тарау. Электронды құжат айналымының

шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы


200. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі шеңберінде ақпаратты қорғау және құжаттардың қауіпсіздік жүйесінің жұмыс істеуі Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

201. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің қауіпсіздік жүйесі электронды сандық қол қою механизмін пайдалану арқылы құжаттардың авторлығының сақталуын және расталуын қорғауға, сондай-ақ құпия ақпаратты шифрлеу әдісімен қорғауға арналған.

202. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат технологиясы бөлімшесімен бірлесіп электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуіне жауап береді.

203. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін қауіпсіздік бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің негізгі міндеттері:

1) пайдаланушыларға деректер базасына кіруге сертификаттар беру;

2) шалғай жұмыс орындарына сертификаттардың анықтамалықтарын жіберу;

3) пайдаланушылардың ашық кілт сертификаттарын шығару, есебін жүргізу, сақтау және қайтып алу;

4) қауіпсіздік журналын жүргізу болып табылады.


§ 1. Бірегейлендіру және сәйкестендіру
204. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің әрбір пайдаланушысының шағын жүйеге кіру үшін өзінің аты және паролі болады. Шағын жүйеге кіру үшін пайдаланушы атын және паролін енгізеді, деректер базасын басқару жүйесіне қосу арқылы шағын жүйенің дұрыс екенін тексереді.

205. Пайдаланушының паролі операциялық жүйеде қолданылатын жүйелік кестелердегі серверлерде кодталған түрде сақталады. Егер Пайдаланушы өзінің атын және қосу паролін ұмытып қалған жағдайда, онда шағын жүйені басқарушы парольді ауыстыра алады.

206. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде парольді рұқсатсыз пайдалану мүмкіндігін азайту үшін пайдаланушының кез келген уақытта өзінің паролін өзгертуге мүмкіндігі бар.

207. Шағын жүйені басқарушы пароль жүйесіне арналған парольдің ең аз көлемін, пароль жұмыс істеген уақытта (күнде) латын немесе орыс символдарына ғана тән шектеулер белгілей алады:


§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою
208. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде пайдаланушылардың құқықтары туралы ақпарат бар шағын жүйені пайдаланушылардың деректер базасы жүргізеді. Шағын жүйе пайдаланушыларға белгіленген құқықтарға сәйкес олардың шағын жүйе қызметіне, тіркеу журналдарына және электронды сақталатын құжаттарға енуін бақылайды. Шағын жүйені басқарушы пайдаланушылардың шағын жүйенің қызметіне, сондай-ақ тіркеу журналына кіру құқығын шектегені үшін жауап береді.

209. Уәкілетті бөлімше орталық аппараттың мүдделі бөлімше басшысының, филиалдарда – филиал басшысының өтініші бойынша пайдаланушының құжаттарға кіру деңгейін белгілейді.

210. Пайдаланушы шағын жүйеге кіретін кезде шағын жүйенің кіру деңгейімен рұқсат етілген шағын жүйенің қызметіне және тіркеу журналдарына ғана кіре алады.

211. Шағын жүйеге кіруге бақылау жасау шағын жүйенің әкімшілігіне жүктеледі.

212. Тіркеу журналдарында сақталатын құжаттарға кіру екі деңгейдегі нобай бойынша реттеледі:

1) бірінші деңгейде құжаттың тіркеу карточкасындағы ақпаратқа кіру реттеледі;

2) екінші деңгейде – құжаттың мәтініне кіру реттеледі.

213. Электронды құжаттарды өңдеу мен өткізу техникалық құрал-жабдықтары орналастырылған үй-жайға кіру тәртібін, сондай-ақ осы үй-жайға кіруге рұқсаты бар адамдардың құрамы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.


§ 3. Хаттама жасау
214. Шағын жүйеде электронды қол қоюды пайдалануды қоса алғанда, жасалатын барлық іс-қимыл автоматты түрде жасалатын іс-қимылдар журналына белгіленеді.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды құжаттардың қозғалыстарының бәріне хаттама жасалады.

Пайдаланушылардың құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің бәрі электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің журналында хаттама жасалынады. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде жасалған құжаттардың көшірмелерінің есебі жүргізіледі.
§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы
215. Деректерді апаттан және істен шығу кезіндегі бүлінушіліктерден ерекше қолданылатын техникалық және жүйелік бағдарламалық құрал-жабдықтармен қорғайды. Серверлер кепілдік берілген электр қуатымен қоректендірілуі тиіс.

216. Шағын жүйенің әкімшілігі машина тасымалдаушыларына арналған резервтік көшіру операцияларының уақтылы және жүйелі жүргізілуіне жауап береді. Деректер базасын резервтік көшіру операциясы деректер базасының басқару жүйесінің құрал-жабдықтарымен, ал құжаттардың электронды мұрағатын – операция жүйесінің құрал-жабдықтарымен жүргізеді.

Электронды мұрағат ауысымдық тасымалдаушыларда (СD, DVD, MOD және басқалары) ақпаратты электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі құжаттар серверінен (бұдан әрі – Құжаттар сервері) ауыстыру негізінде ұйымдастырылады.

Құжаттар серверінде электронды құжаттар мұрағатына берілгенге дейін электронды құжаттар сақталады.

Шағын жүйе басқарушысы сессиялық режимде электронды құжаттарды ұзақ уақытқа сақтауға ауыстырады.

Электронды мұрағатқа көшірілген электронды құжаттардың көшірмелерін шағын жүйе басқарушысы Құжаттар серверінен алып тастауға міндетті.

Бөлімшенің электронды құжаттарының электронды мұрағатқа дұрыс, толық және уақтылы көшірілуіне шағын жүйе басқарушысы жауап береді.

217. Электронды қол қою механизмін пайдалану есебінен ақпараттардың шынайы болуына кепілдік беріледі. Шағын жүйеде жасалынатын тапсырмаларға, тапсырмаларды, құжаттарды орындау жөніндегі ақпараттарға, сондай-ақ іс-әрекеттерге пайдаланушының электронды қолы қойылады.

218. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіне сырттан кіру кезінде міндетті түрде байланыс арнасын шифрлеу қолданылады.

219. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат бөлімшесімен бірлесе отырып, криптографиялық қорғау құралдарына қойылатын талаптарды белгілейді.


13-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен,

Парламентінен, Үкіметінен келіп түсетін нормативтік құқықтық

актілердің есебін жүргізу және сақтау тәртібі
220. Нормативтік құқықтық актілерді есепке алу және сақтау көрсетілген құжаттар бойынша іс қағаздарын жүргізу заң бөлімшесіне жүктеледі.

221. Мемлекеттік үкімет органдарының заңдары, кодекстері, жарлықтары, қаулылары және басқа құжаттары түсуіне қарай іс қағаздарына тігіледі.

222. Мекеме қызметкерлері заң бөлімшесінде сақталатын нормативтік құқықтық актілерді пайдалана алады, ал өндіріс қажеттігі болған жағдайда және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес осы құжаттардың көшірмелерін ала алады.
14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу,

сақтау және пайдалану тәртібі


223. Мекеме құжаттар жасау үшін А4 форматынағы қағазға орындалған арнайы қызмет бланкілерінің мынадай түрлері қолданылады:

1) хаттар үшін Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар, Қазақстан Республикасы Мекемесінің атауы және деректемелері бар елтаңбалы бланкілер;

2) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Бұйрық» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің талаптарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, басқа нормативтік құқықтық актілерді және Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесінің қаулыларын және басқаларын орындауға байланысты) ресімдеу үшін қолданылады;

3) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Өкім» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме бөлімшесінің немесе лауазым иесінің нормативтік құқықтық актілердің талаптарын, Мекеме жасаған шарттардың (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде белгіленген іс-қимылдарын жүзеге асыруға арналған нұсқауын) ресімдеу үшін қолданылады;

4) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар Мекеме бөлімшелерінің хаттарына арналған бланкілер.

224. Уәкілетті бөлімше Мекеменің, филиалдарының және өкілдігінің бланкілерінің дизайнын жасайды. Орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген дизайнның (үлгінің) түпкілікті нұсқасын және бланк өнімінің таралымы бөлімшелердің нақты қажетіне сәйкес Мекеме басшысының өкімімен бекітіледі.

225. Қызметтік бланкілердің еркін түрдегі нысандарын пайдалануға рұқсат етілмейді.

226. Мекеменің, Мекеме Төрағасының, Мекеме бөлімшелері мен филиалдарының хаттары, «Бұйрық», «Өкім» бланкілері – нөмірлері бар қатаң есептегі бланкілер болып табылады, бланкілердің түрін, санын және нөмірін, бөлімшенің атауын, бөлімшенің жауапты адамының аты-жөнін және қолын көрсете отырып уәкілетті бөлімшенің арнаулы журналдарында есептеледі және уәкілетті бөлімше оны бөлімшенің жауапты адамына, сондай-ақ Мекеме басшыларының қабылдау бөлмесіндегі референттерге (бұдан әрі – басшылықтың референттері) қол қойғызып беруі тиіс.

227-228. Басшылардың референттері, бөлімшелердің жауапты адамдары қызметтік бланкілерді металл шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдаланылуына және сақталуына жауап береді, қатаң есептегі қызметтік бланкілердің шығыс есебін жүргізеді. Қатаң есептегі бланкілер бөлімшелерде журнал бойынша беріледі.

229. Мекеме қатаң есептегі бланкілерін басқа заңды және жеке тұлғаларға беруге қатаң тыйым салынады.

230. Бөлімшелердің жауапты адамдары, басшылықтың референттері тоқсан сайын қолданылған және бүлінген бланкілердің саны (олардың нөмірлерін көрсете отырып) туралы екі дана етіп есеп жасайды, оны бөлімше басшысы немесе Мекеменің тиісті басшысы бекітеді. Есептің бір данасы уәкілетті бөлімшеде, ал екіншісі бөлімшенің жауапты адамында (басшылықтың референтінде) қалады. Бүлінген қатаң есептегі қызметтік бланкілерді уәкілетті бөлімше акт бойынша жояды.

231. Қызметтік бланкілер дизайнның, деректемелердің және басқа элементтердің өзгеруіне байланысты Мекеме бойынша бұйрық не өкім негізінде ауыстырылады. Ескі үлгідегі қолданылмаған қызметтік бланкілер уәкілетті бөлімшеге басқару құжатын алғаннан кейін үш күндік мерзімде акт бойынша қайтарылуы тиіс.


15-тарау. Құжаттарды есепке алу және сақтау тәртібі
232. Мекеме қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде құпия сипаттағы мәліметтерді жариялау бойынша Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын қатаң сақтауға, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.

233. Басқа заңды және жеке тұлғаларға Мекемедегі құжаттардың көшірмелерін бөлімшелер басшыларының рұқсатынсыз беруге тыйым салынады.

234. Ресімделген сәттен бастап және Мекеме мұрағатына тапсырылғанға дейін құжаттар осы құжаттарды жасаған бөлімшелердің іс қағаздарында сақталады.

Істер жұмыс бөлмелерінде не осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда болуы тиіс, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде сақталуы керек.

235. Құжаттармен жұмыс істеген кезде шапшаңдықты қамтамасыз ету үшін істер бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, ол әрбір бөлімшенің көрінетін жерінде болады. Іс мұқабаларының түбіртектерінде істердің номенклатура бойынша нөмірлері көрсетіледі. Істерді жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.

236-237. Құжаттардың көшірмелерін жасауға арналған бөлімшелерде құжаттар көшірмелері есепке алынады.

238. Уәкілетті бөлімше жыл сайын, есеп берілген жылдан кейінгі жылдың басында барлық бөлімшелер бойынша құжаттарды есепке алу нәтижелерін жинақтайды және Мекеме басшылығына ұсынады.

16-тарау. Құжаттарды тарату тәртібі


239. Құжаттарды тарату (көбейту) уәкілетті бөлімшенің құжаттарды тарату бөлімшесінде (бұдан әрі – тарату бөлімшесі), сондай-ақ Мекеменің басқа бөлімшелерінде жүзеге асырылады.

240. Таралуы шектеулі құпия емес мәліметтері бар материалдарды көбейту тәртібін Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілері белгілейді.

241. Құжаттарды көбейтуге бақылау жасау қарамағында тарату бөлімшесі орналасқан бөлімшеге, сондай-ақ көшіру-көбейту техникасы бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

242. Тарату бөлiмшесiнде құжаттар мен материалдарды тарату тек қана арнайы бланкіде жазылған тапсырыс-нарядпен белгіленген нысан бойынша жүзеге асырылады.

243. Материалдарды көбейтуге арналған тапсырыс-нарядтың бланкісін бөлімшенің жауапты адамы толтырады (құжаттың орындаушысын, тапсырыстың атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) және оған тікелей басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Тарату бөлімшесінің қызметкерлері құжаттарды тарату бөлімшесі уәкілетті тұлғасының бұрыштамасынан кейін көбейтеді.

244. Көбейтуге рұқсат етілетін материалдар мен құжаттардың тізбесі Ереженің қосымшасында келтіріледі.

245. Тарату бөлімшесі:

1) таралым даярлайды және оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол қойдырып береді;

2) тапсырыстар негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын, қағаз және басқа материалдардың шығысын есепке алады.

246. Көбейтуге берілетін материалдар тапсырыстар кітабында тіркеледі, оның парақтары нөмірленуі, тігілуі және тарату бөлімшесі басшысының қолымен әрі уәкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс.

247. Мекеме бөлімшелері үшін қызметтік бланкілер, статистикалық және бухгалтерлік есеп беру бланкілері, сондай-ақ филиалдар үшін қатаң есептегі бланкілер таратылмайды және оларды мамандандырылған кәсіпорындар Мекеме басшылығының шешімімен орталықтандырылған тәртіппен тапсырыс бойынша шығарады.

248. Көбейтілетін материалдың мазмұнына жауапкершілік материалдарды көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі.


17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда,

іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе

жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды

қабылдау, өткізу тәртібі


249. Бөлімшелердің қызметкерлері демалысқа шыққанда, ұзақ іссапарға кеткенде және басқа осындай жағдайларда олар орындамаған және бақылаудағы барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы тиіс.

250. Қызметкердің алдағы ұзақ (уақытша) жоқ болуына байланысты қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен берілетін құжаттарды өткізу және қабылдау туралы акт жасалады, онда қағазға шығарылып берілетін құжаттар және қажет болған жағдайда, орындаудағы құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атаулары көрсетіледі және берілу күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталады. Анықтамаға құжаттарды беретін және қабылдайтын қызметкерлер қол қояды.

251. Қызметкерлер жұмыстан босаған жағдайда немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет болған жағдайда, құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атауларын тапсыру және қабылдау актісі жасалады.

Қызметкер жұмыстан босатылған кезде электронды құжат айналымының шағын жүйесінің бақылауындағы құжаттарды өткізу және қабылдау актісінің көшірмесі ақпарат технологиясы бөлімшесіне беріледі. Мекеме жұмыстан босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің белгісі (оның ішінде) көзделуі тиіс.

252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына байланысты жоқ болған кезде, бөлімше штатында бірін-бірі ауыстыратын адам жоқ болған жағдайда бөлімшенің басшысы осы кезеңге іс жүргізу үшін басқа қызметкерлерді бөлуге міндетті.

253-254. Бөлімшелер арасында (Мекеме құрылымы өзгерген жағдайда) істер мен құжаттарды қабылдау-тапсыру кезінде Мекеме басшысының немесе оның қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесіне жетекшілік ететін орынбасарының бұйрығымен комиссия құрылады және істер мен құжаттарды тапсыру және қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады.


18-тарау. Іс номенклатурасын жасау және істерді

іс құжаттарына қалыптастыру тәртібі


§ 1. Іс номенклатурасын жасау тәртібі
255. Іс номенклатурасы сақталу мерзімін көрсете отырып жүйелі, белгіленген тәртіппен ресімделген Мекеме іс жүргізуінде ашылатын істер атауларының тізбесін білдіреді.

Іс номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, Мекеме бөлімшелерінің іс жүргізуінде істерді жүйелендіруге, қалыптастыруға және есепке алуға, олардың сақталу мерзімін белгілеуге арналған.

256. Бөлімшелердің іс номенклатурасы Мекеме қызметінің барысында пайда болатын бекітілген құжаттар тізбесі (бұдан әрі – Құжаттар тізбесі) негізінде сақталу мерзімін көрсете отырып, бөлімшенің жауапты адамы жасайды, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келіседі және оны Мекеме Директорлар кеңесі бекітеді.

257. Бөлімше басшысы бір жыл ішінде бөлімшенің іс номенклатурасына өзгерістер енгізуі мүмкін, бұл туралы міндетті түрде Мекеме мұрағатының жауапты қызметкеріне хабарланады.

258. Жыл сайын, келесі жылдың 1 қаңтарына дейін бөлімшенің іс номенклатурасы жасалған өзгерістерді ескере отырып қайта қаралады, Мекеме мұрағатының қызметкерімен келісіледі, белгіленген тәртіппен бекітіледі және күшіне енгізіледі.

259. Іс номенклатурасын жасаған кезде нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ мұрағатта сақталатын Мекеме өткен жылдардың іс номенклатураларын, бөлімшелер туралы ережелерді, істер тізімдемелерін басшылыққа алу керек. Мекеме қызметінде пайда болатын құжаттар, олардың түрлері мен құрамы зерделенеді.

260. Номенклатураға енгізілген істердің атаулары олардың түрлерін көрсете отырып (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысу және басқасы) істерде құжаттар топтастырылатын жұмыстар мазмұнын көрсетуі тиіс.

Бір жыл ішінде рұқсат етілмеген мәселелер бойынша істердің атаулары ауыспалы (ауыспалы құжат – іс қағаздарында аяқталмаған немесе ұзақ орындау мерзімін қажет ететін құжат) болып табылады және келесі жылдың іс номенклатурасына сол индекспен енгізіледі, осыған орай іс номенклатурасының «ескерту» бағанында «ауыспалы істер» белгісі көрсетіледі.

Іс номенклатурасына Мекеме таратылған филиалдары мен дербес бөлімшелерінің аяқталмаған іс-қағаздарының атаулары енгізіледі.

Басылымдардың атаулары іс номенклатурасына енгізілмейді.

Істердің атаулары іс-қағаздарды қалыптастыру және ресімдеу барысында нақтылануы мүмкін.

261. Орталық аппарат бөлімшелерінің іс номенклатурасы негізінде Мекеме жиынтық іс номенклатурасы жасалады, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келісіледі және Мекеме басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Мекеме филиалы мен ұйымының жиынтық іс номенклатурасын жауапты адам филиал мен ұйымның мұрағат қызметкерімен бірлесіп бөлімдердің іс номенклатурасы негізінде жасайды және аумақтық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келіседі, оны филиал мен ұйымның басшысы бекітеді.

Мекеме міндеттері мен құрылымы өзгерген жағдайда ол өзгеруі, келісілуі және бекітілудің белгіленген мерзіміне қарамастан бекітілуі тиіс.

262. Іс номенклатурасының бекітілген данасы тұрақты сақталатын құжат болып табылады және уәкілетті бөлімшенің номенклатура бөліміне енгізіледі.
§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар
263. Іс номенклатурасы белгіленген нысан бойынша бөлімдерді көрсете отырып жасалады. Мекеменің бекітілген құрылымына сәйкес номенклатурада орналасқан Мекеме бөлімшелерінің атаулары жиынтық номенклатурасындағы бөлімдердің атаулары болып табылады.

264. Іс номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әрбір істің индекстері қойылады. Индекс Мекемеде белгіленген бөлімшенің сандық көрсеткішінен және бөлімшенің іс номенклатурасы бойынша іс атауының рет нөмірінен тұрады (бірінші екі дәреже Мекеме бөлімшесінің нөмірін білдіреді). Істе бірнеше том (бөлік) болған кезде индекс әрбір томда «1-т.», 2-т.» тиісті жазбасын қоса отырып қойылады.

Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің номенклатура істерінің индекстерін уәкілетті бөлімше әзірлейді және оларды Мекеменің басшысы бекітеді.

Істер индекстерінің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында әрбір бөлімде бұрын көзделмеген істерді ашу үшін бос индекстер қалдырылады. Мекеме бөлімшелерінің үш деңгейлі құрылымы бар (мысалы: департамент, басқарма, бөлім) индекстері алты дәрежеден құрылуы мүмкін, мысалы: 181207, мұндағы бірінші екі дәреже департамент индексін, үшінші дәреже - басқарманың нөмірін, төртінші дәреже - бөлімнің нөмірін, соңғы екі дәреже істің номенклатура бойынша нөмірін білдіреді.

265. Іс номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің) атаулары енгізіледі.

Істің атауында нақты емес қисындарды (мысалы, «түрлі материалдар», «жалпы хат жазысу», «келіп түсетін құжаттар», «жіберілетін құжаттар»), сондай-ақ қыстырма сөздер мен күрделі тіркестерді қолдануға рұқсат етілмейді.

Номенклатура бөлімдері мен шағын бөлімдерінің ішіндегі іс атауларының орналасу тәртібі істердің негізін құрайтын құжаттардың маңыздылығы дәрежесімен және олардың өзара байланысымен белгіленеді.

Ең алдымен ұйымдастыру-басқару құжаттамасы бар істердің атаулары орналастырылады. Мұндайда мемлекеттік билік органдарының қаулылары мен өкімдері бар істердің атаулары Мекеменің қаулылары, бұйрықтары мен өкімдері бар істер атауларының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарланған және есеп беру құжаттары бар істердің атаулары орналасады.

Басқару құжаттарының жобалары және оларды дайындау үшін пайдаланған басқа құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздемелер іс номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін қойылады.

Географиялық және корреспонденттік белгісі бойынша ашылған істердің атаулары іс номенклатурасына корреспонденттердің немесе географиялық атаулардың алфавиті бойынша енгізіледі.

266. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс номенклатурасының 3-бағанында жыл ішінде ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны толтырылады.

267. 4-бағанда Құжаттар тізбесіне сілтеме жасай отырып істің сақталу мерзімі, баптардың нөмірлері көрсетіледі.

268. Мұрағат «Ескерту» деген 5-бағанда номенклатураның барлық қолданылу мерзімі ішіндегі құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу кезінде қолданылатын құжаттар тізбесінің атауларын көрсетеді, істерді ашу, ауыспалы істер, жоюға арналған істерді бөлу, істердің жасалуына жауапты адамдар туралы, істерді басқа ұйымға беру туралы ақпаратты машинаға және басқа тасымалдаушыларға ауыстыру туралы белгілер қояды.

269. Күнтізбелік жыл аяқталған соң бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасының аяғында тұрақты және уақытша сақталатын істерді бөлек көрсете отырып ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны туралы қорытынды жазба жасайды. Қорытынды жазбадағы мәліметтер мұрағатқа хабарланады, бөлімшенің жауапты адамы бұл туралы номенклатурада белгі қояды.


§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі
270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс номенклатурасына сәйкес іс-қағаздарға топтастырады. Мекеме бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар айналысады.

271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс:



  1. бөлімшенің атауы;

  2. істің нөмірі (іс номенклатурасына сәйкес), том нөмірі;

  3. іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;

  4. іс жүргізу басталған жыл;

  5. іс жүргізу аяқталған жыл;

  6. парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына және жеке құрам бойынша іс қағаздарына қойылады);

  7. сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады;

  8. Құжаттар тізбесі бойынша бап.

272. Бухгалтерлік және заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет:

1) номенклатура бойынша істердің атауларына сәйкес іс-қағаздарға тек орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;

2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық тәртіппен тігілуі тиіс.

Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналасады;

3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мәселелерді келесі жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс-қағаздарына тігіледі.

Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі.

Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін;

4) тұрақты және уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке топтастырылады;

5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек тіркеледі және топтастырылады;

6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мәжілістер мен жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен тігіледі;

7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек.

Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады (қажет болған кезде).

Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет.

273. Бір мәселе жөніндегі құжаттар, әдеттегідей, мынадай тәртіппен қалыптасады:



  1. мәселе соның негізінде туындаған құжат;

  2. мәселе сол арқылы шешілген құжат;

  3. осы мәселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар.

Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тәртіппен немесе қисынды дәйектілікпен тігіледі.

274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге әдістемелік басшылық жасайды және олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды.


19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тәртібі
276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тәртіппен ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999 жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа тапсырады.

Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сәттен бастап екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға қалыптастырады, істерді ресімдейді және мұрағатқа тапсырады.

277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты адамы және бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды.
§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі
278. Тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша істер толық ресімделуі тиіс, оған мыналар жатады: істерді қатты мұқабаларға түптеу, іс парақтарын нөмірлеу, істің растау қысқа жазбасын жасау және іс мұқабасының деректемелерін ресімдеу. Тұрақты сақталатын істерді – Мекеменің бұйрықтарын, өкімдерін, хаттамасын, шарттарын, Басқарма мен Директорлар кеңесінің қаулыларын ресімдеу кезінде құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады. Уақытша сақталатын істер тігілмейді (бухгалтерлік құжаттарды қоспағанда), парақтар нөмірленбейді және құжаттар тігілетін папкаларда болады.

279. Тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істердің мұқабасы белгіленген нысан бойынша ресімделеді. Мұқабадағы іс атауларының тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкестігі тексеріледі. Қажет болған жағдайларда істің атауына қосымша мәліметтер енгізіледі (бұйрықтардың, хаттамалардың нөмірлері, есеп беру түрлері мен нысандары және басқалары қойылады).

Мұқабадағы күн істің ашылған және аяқталған жылына сәйкес келуі керек. Істің жасалған жылынан неғұрлым бұрынғы жылдардағы құжаттары бар істе күннің астына «___________ жылдарға арналған құжаттар бар» деген жазба қойылады.

Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында әрбір том құжаттарының соңғы күндері қойылады. Нақты күнтізбелік күнді белгілеген кезде күні, айы және жылы көрсетіледі. Күннің қысқартылған сандық жазбасына рұқсат етіледі.

Мұқабада тізімдеме бойынша істің нөмірі және мұрағатпен келісім бойынша мұрағатқа тапсырған кезде тізімдеме және қор нөмірі қойылады.

Іс құжаттары қамтитын кезең ішінде Мекеме бөлімшесінің атауы өзгерген кезде немесе істі басқа бөлімшеге тапсырған кезде мұқабада бөлімшенің жаңа атауы қайта жазылады.


§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі
280. Бөлімшелерде істерді сақтау мерзімі біткеннен кейін бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасына сәйкес істердің дұрыс ресімделуін тексереді, мұрағатқа тапсырылатын істерге тізімдеме жасайды.

Тұрақты және уақытша сақтау мерзімдері бар істерге және жеке құрам бойынша материалдарға жеке тізімдемелер жасалады.

Тізімді жасағанда әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке рет нөмірі беріледі. Егер істе бірнеше том (бөлік) болса, әрбір том (бөлік) тізімдемеге дербес нөмірмен енгізіледі.

Сақтау бірлігінің мұқабасында көрсетілген атау тізімдемеге өзгеріссіз және қысқартусыз жазылады.

Тізімдеме аяғында қорытынды жазба жасалады, оған мынадай деректер енгізіледі: тізімдемеге енгізілген сақтау бірлігінің саны, құрастырылған күні, құрастырушының қызметі және аты-жөні.

Тізімдемені орталық аппарат бөлімшесінің басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді. Мекеменің филиалдары мен ұйымдарында тізімдемені құрылымдық бөлімшенің (бөлімнің) басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді.

Қорытынды жазбадан кейін мұрағат қызметкері құжаттарды қабылдағанына қол қояды. Тізімдеменің бір данасы мұрағатта, екіншісі – бөлімшеде қалады.

Бухгалтерлік құжаттары тізімдемелер бойынша осындай тәртіппен және мұрағатқа тапсырылады.

281. Істерді сақтауға тапсырғанға дейін бөлімшенің жауапты адамы мұрағатқа құжатқа тән материалдарды екі дана етіп ұсынады. Тізімдеменің дұрыс толтырылғанын тексергеннен кейін оның бір данасы бөлімшеде қалады және бөлек папкаға тігіледі, тізімдеменің екінші данасы тапсырылатын істермен бірге мұрағатқа беріледі.
20-тарау. Мұрағат жұмысының тәртібі
282. Іс жүргізу аяқтаған құжаттарды есепке алу, сақтау және іс жүзінде қолдануды ұйымдастыру үшін Мекеме бөлімшелерінде мұрағат құрылады, ол өзінің жұмысында мыналарды басшылыққа алып отырады:

1) Қазақстан Республикасының ұйымдарында құжаттама жасау және құжаттаманы басқаруды реттейтін Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін;

2) Мекеме ведомстволық мұрағат туралы нормативтік құқықтық актісін;

3) Құжаттар тізбесін.

283. Мекеме мұрағаты орталық аппараттың және филиалдардың, өкілдік пен ұйымдардың мұрағаттарынан тұрады, олар өз кезегінде қағаз жазбадағы және электронды мұрағаттарынан тұрады.

284. Мекеменің мұрағаты:

1) бөлімшелерден іс жүргізу аяқтаған тұрақты, сол сияқты уақытша сақтау мерзімі бар істерді қабылдайды;

2) есепке алу деректерінің: тізімдемелердің, мұрағатқа сақтауға келіп түскен істерді есепке алу журналдарының негізінде істердің қатаң есепке алынуын жүргізеді;

3) Мекеме басшысының бұйрығымен, ал филиалдарда олардың басшысымен тағайындалатын Мекеменің құжатқа тән материалдарының құндылығын белгілеу жөніндегі сараптау комиссиясының жұмысына қатысады (сараптау комиссиясының хатшысы Мекеме мұрағатының қызметкері болып табылады);

4) (Құжаттар тізбесіне сәйкес) мерзімі біткен құжаттарды жоюға шығару туралы актілер жасайды және оларды Мекеменің сараптау комиссиясына қарау үшін, одан кейін орталық мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекіту үшін ұсынады;

5) іріктелген істерді акті бойынша қайталама шикізатты дайындау жөніндегі ұйымға жою үшін береді;

6) бөлімшелердегі іс номенклатурасының дұрыс жасалуын тексереді;

7) тұрақты сақталу мерзімі бар істердің тізімдемелерін жасайды және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекітуге ұсынады, істерді мемлекеттік сақтауға береді;

8) арнайы ресімделген ордер бойынша архивте сақталатын құжаттарды Мекеме бөлімшелеріне береді;

9) сақталатын құжаттардың негізінде заңды және жеке тұлғалардың сұратулары бойынша архив анықтамаларын, құжаттардың көшірмелерін және құжаттардан үзінділер береді.

285. Мұрағатта Мекеме бөлімшелерінің қызметі нәтижесінде пайда болған, іс жүргізу аяқтаған істер сақталады. Мекеменің мұрағаты кезең-кезеңімен, белгіленген тәртіппен тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсырады.

Аумақтық филиалдардың мұрағаттары мемлекеттік сақтауға тапсыруға дейін таратылған (жабылған) бөлімшелердің барлық істері мен құжаттарын сақтайды.

286. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін Мекеменің мұрағатына басқа үй-жайлардан және санитарлық-техникалық коммуникациялардан оқшауланған, құрғақ, өрт жағдайы бойынша қауіпсіз, су басып кетуден кепілдік берілген және арнаулы сөрелермен жабдықталған арнайы үй-жай берілуі тиіс. Мұрағаттың үй-жайы қойма және жұмыс бөлмесінен тұрады.

Егер мұрағат үй-жайы бірінші қабатта орналасса, оның терезелері тормен жабдықталуы тиіс.

287. Құжаттарды мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындыққа мыналар жатады: құжаттардың құндылығына сараптама жасау, істерді тиісінше қайта ресімдеу, іс тізімдемелерін жасау.

288. Осы Ережеде белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген істер бөлімшеге қайта ресімдеу үшін қайтарылады.

Мұрағат құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдемелер жасайды.

289. Мұрағат құжаттарын ұқыпты және мұқият сақтау үшін жауапкершілік архив қызметкерлеріне жүктеледі.

Құжаттарды мұрағат істерінен алуға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады.

290. Мұрағатта сақталатын құжаттар арнайы ресімделген ордер бойынша архивтің жұмыс бөлмесінде қарау үшін қоймадағы бөлімшелерге беріледі.

Жеке жағдайларда (мысалы, аудиторлық тексеру жүргізген уақытта) қоймадағы құжаттар сол орында пайдалану үшін жеті күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін. Белгіленген мерзім біткеннен кейін қажет болған жағдайда архив қызметкері берілген құжаттардың сақталуын тексергеннен соң берілген істерге арналған ордер қайта ресімделеді.

291. Бөлімшенің қызметкеріне мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордеріне бөлімшенің басшысы немесе оның орнындағы адам, ал филиалдарда – филиалдың басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Басқа бөлімшенің қызметіне қатысты құжаттарды қарауға арналған ордерге осы бөлімшенің басшысы не оның орнындағы адам қол қояды.

292. Мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордерлері арнайы журналда тіркеледі.

293. Құжаттармен жұмыс жасау кезінде құжаттар мәтінінің астын сызуға және олардың үстінен қандай да болмасын белгілер қоюға, парақтарды бүктеуге, құжаттардан көшірмелер алған кезде олардың түбін сөгуге тыйым салынады.

Мұрағатта сақталатын құжаттардың көшірмелерін алу қажет болған жағдайда Мекеме басшы тұлғаларының дәл өз қолдары және мөрлері бар ксерокөшірмелерді жасауға тыйым салынады. Құжаттардың көшірмелері мұрағат қызметкерінің қол қоюымен және уәкілетті бөлімшенің «Кеңсе» мөрімен расталады.

294. Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесі қаулыларының, Мекеме бойынша бұйрықтар мен өкімдердің, мәжілістер хаттамаларының, нормативтік құқықтық актілердің, мемлекеттік билік (басқару) органдарымен хат жазысудың, кассалық және мемориалды құжаттардың, ревизиялардың және аудиторлық тексерулер материалдарының түпнұсқа даналарын мұрағаттан тыс пайдалану үшін істерді беруге тыйым салынады, құжаттардың түпнұсқаларын сот органдарына ұсыну қажет болған жағдайлардан басқа.

§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау


299. Құжаттар құндылығына сараптама жасаудың мақсаты оларды мемлекеттік сақтауға іріктеу және сақтау мерзімін белгілеу үшін құжаттардың құндылығын анықтау болып табылады.

300. Мекемедегі құжаттардың құндылығына сараптама жасау Мекеменің мұрағатында сақталатын құжаттар мен істерді мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындық кезінде жүргізіледі.

301. Құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымдастыру және жүргізу үшін Мекемеде тұрақты жұмыс істейтін орталық сараптау комиссиясы құрылады. Осы сараптау комиссиясының міндеттері мен құқықтары, сондай-ақ оның жұмысын ұйымдастыру Мекеменің Директорлар кеңесі бекітетін ережемен белгіленеді.

302. Тұрақты сақтауға арналған құжаттар Құжаттар тізбесінің негізінде істерді парақтап қарау арқылы олардың сақталу мерзімін және Мекеменің іс номенклатурасын көрсете отырып іріктеледі. Тұрақты сақтауға арналған құжаттардан құжаттардың екінші даналары, жоба жазулар, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері және мәселеге қатысы жоқ уақытша сақтау мерзімі бар құжаттар алынуы тиіс.


21-тарау. Мекеменің филиалдарында және өкілдігінде

іс жүргізуді ұйымдастыру тәртібі


303. Мекеме филиалдарында және өкілдігінде (бұдан әрі – филиалдар) іс жүргізу осы Ережеге және осы бөлімде мазмұндалған ережелерге сәйкес жүзеге асырылады.

304. Мекеме филиалдарында іс жүргізу жөніндегі жұмыс жауапты адамға немесе егер жауапты адамның лауазымы жоқ болса, филиалдың басшысы тағайындаған басқа қызметкерге жүктеледі. Мекеме өкілдігінде жауапты адамның лауазымы болмаса, іс жүргізу жөніндегі жұмыс Мекеме өкіліне жүктеледі.

305. Филиалдың жауапты адамының міндеттеріне мыналар жатады:

1) келіп түскен хат-хабарды қабылдау, тіркеу және орындаушыларға бөлу;

2) жіберілетін хат-хабарды тіркеу және жіберу;

3) істерді қалыптастыру және филиал басшысының қарауындағы жалпы мәселелер бойынша ағымдағы мұрағатты жүргізу.

306. Мекеме филиалдарында жіберілімдер филиалдың басшылығы белгілеген тәртіппен қабылданады және жіберіледі.

307. Почта байланысы кәсіпорындарынан келіп түскен хат-хабар почта тізілімдеріндегі немесе почта байланысының қатынас қағаз тіркейтін кітаптарындағы қолхат арқылы қабылданады.

308. Кәсіпорындардың статистикалық есебінен басқа, барлық келіп түсетін хат-хабар келіп түскен хат-хабар журналында тіркеледі және оны филиалдың басшысы қарағаннан кейін орындаушыларға (журналға қол қоя отырып) беріледі.

309. Жауапты адам жіберілетін хат-хабарды тіркеу журналында жіберілетін хат-хабарды тіркейді, адресаттар бойынша топтастырады және мекен-жайлары жазылатын конверттерге салады.

Тапсырыс берілген хат-хабары бар конверттерде мекен-жайдан басқа салымдардың нөмірлері көрсетіледі, бұдан кейін көрсетілген хат-хабары бар конверттер почта тізілімдерінде немесе олардың орнындағы қатынас қағаз тіркейтін кітаптарында тіркеледі, почта маркаларымен таңбаланады және желімделеді және қолхат арқылы почта байланысының кәсіпорындарына тапсырылады.

310. Тізілімдер екі дана етіп жасалады. Почта байланысы кәсіпорнының қолхаты бар тізілімдердің көшірмелері жіберілген хат-хабарға және почтаға жұмсалған шығыстардың растау құжаттары болып табылады.

Жіберілетін жеделхаттар почта байланысының кәсіпорындарына тізімдемелердегі немесе қатынас қағаз тіркейтін кітаптарындағы қолхат арқылы беріледі.

311. Басшы тағайындаған филиалдың қызметкері күн сайын жіберілетін хат-хабардың почтаға уақтылы және толық тапсырылуын тексереді.

Хат-хабардың уақтылы жіберілмеу жағдайлары ұқыпты тексерілуі тиіс және тиісті шараларды қабылдау үшін басшыға хабарланады.

312-313. Филиалдарда Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін, басқару құжаттарын және нұсқауларын, құрылтай және тіркеу құжаттарын сақтау тәртібін, сондай-ақ олармен қызметкерлерді таныстыруды, яғни Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде көзделген талаптардан басқасын Мекеме филиалының басшысы белгілейді.

314. Құжаттар Ереженің қосымшасында келтірілетін мерзімде орындалады.

315. Филиалдың басшысы Мекеменің орталық аппаратынан келіп түскен ішкі хат-хабардың тіркеу бақылау карточкалары бойынша Мекеменің нұсқауларының уақтылы қаралуына және орындалуына бақылау жасайды, онда жауапты адам орындау туралы қажетті белгілер қояды.


22-тарау. Телеграф, факсимильді және электрондық

байланыс қызметін көрсету тәртібі


316. Электрондық почта (FASTI (VIDO), E-mail), факсимильді байланыс және телеграф (telex) арқылы келіп түсетін әрі жіберілетін хат-хабар уәкілетті бөлімшеде, сондай-ақ Мекеменің басқа да бөлімшелерінде алынады (қабылданады) және жіберіледі.

317. Электрондық почта, факсимильді байланыс және телеграф арқылы келіп түсетін әрі жіберілетін хат-хабарларды алуға (қабылдауға) және жіберуге бақылау жасау қарамағында телетайп бөлімшесі (орталық желілер) бар уәкілетті бөлімшеге, сондай-ақ электрондық почта, факсимильді байланыс және телексі бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

318. Уәкілетті бөлімше құжаттарды белгіленген нысан бойынша жазылған тапсырыс негізінде факсимильді байланыстың желілері арқылы тапсырады. Құжатты тапсыруға тапсырысты құжатты тапсыруға беретін бөлімшенің жауапты адамы алушының қаласын (елін), факс нөмірін/нөмірлерін, парақ санын, орындаушының аты-жөнін және телефонын көрсете отырып толтырады. Тапсырысқа тікелей басшы қол қояды. Мекеменің бөлімшелері рұқсат ету қолдарының сенімділігіне жауап береді және сол үшін қолдардың тиісті үлгілерін ұсына отырып, өздерінің басшылық құрамындағы өзгерістері жөнінде уақтылы хабардар етеді.

319. Электрондық байланыс арқылы тапсыруға арналған құжаттарға алушының мекен-жайын, құжат файлының/файлдарының атауын және бөлімше басшысының немесе оның орынбасарының қолын көрсете отырып тиісті хат қоса берілуі тиіс.

320. Электрондық почта және факсимильді байланыс арқылы қабылданған және тапсырылған құжаттар арнайы журналдарда тіркеледі, олардың парақтары нөмірленуі, тігілуі және уәкілетті бөлімше басшысының қолымен әрі мөрімен бекітілуі тиіс.

321. Тапсырылатын құжаттардың мазмұнына, құжаттар жіберілетін электрондық мекен-жайларға және факс нөмірлеріне арналған тапсырысқа қол қойған бөлімшенің басшысы жауап береді.

322. Мекемеге келіп түсетін хат-хабарды тіркеу журналында мыналардан басқа, факсимильді байланыс арқылы түсетін барлық құжаттар тіркелуі тиіс:

сметалық есептер;

маркетинг зерттеулерінің және тендердің материалдары;

есепшоттар (оның ішінде - құрылыс материалдарына және құрал-жабдыққа);

тендерге қатысушылардың құқықтарын белгілейтін құжаттардың көшірмелері;

жұмыс комиссиялары мәжілістерінің хаттамалары;

прайс-парақтар;

лицензиялық алымды төлеу жөніндегі түбіртектер;

әуе билеттерін сатып алу жөніндегі құжаттар.

Мекеме басшысы ______________ Т. Асанов


Құжаттармен жұмыс жүргізуді бір жүйеге келтірмейінше, кәсіпорын басшысының негізді әрі тиімді шешім қабылдай алмайтындығын назарда ұстаған жөн.

Кәсіпорын кеңейіп, құжаттар ағыны ұлғайған жағдайда, дербес құрылымдық бөлімше ашқан дұрыс. Ол мекеменің ішкі және сыртқы құжаттар ағынын реттеп, басқару шешімдерінің дер кезінде орындалуын қадағалауға, жұмыс тиімділігін арттыруға мүмкіндік береді.





Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   27
Loading...


©melimde.com 2020
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет
рсетілетін ызмет
Жалпы ережелер
ызмет стандарты
дістемелік кешені
бекіту туралы
туралы хабарландыру
біліктілік талаптары
кіміні аппараты
Конкурс туралы
жалпы біліктілік
ойылатын жалпы
мемлекеттік кімшілік
жалпы конкурс
білім беретін
Барлы конкурс
республикасы білім
ызмет регламенті
бойынша жиынты
ткізу туралы
конкурс атысушыларына
біліктілік талаптар
атысушыларына арнал
Республикасы кіметіні
идаларын бекіту
облысы кімдігіні
мемлекеттік ызмет
рсетілетін ызметтер
стандарттарын бекіту
Конкурс ткізу
дебиеті маманды
мемлекеттік мекемесі
Мектепке дейінгі
дістемелік сыныстар
дістемелік материалдар
ауданы кіміні
конкурс туралы
жалпы білім
рметті студент
облысы бойынша
мектепке дейінгі
мыссыз азаматтар
Мемлекеттік кірістер
білім беруді
дарламасыны титулды
Конкурс жариялайды
дістемелік кешен
мелетке толма
ызметтер стандарттарын
разрядты спортшы
аласы кіміні
директоры бдиев

Loading...