Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасы



жүктеу 0.61 Mb.
бет1/3
Дата19.03.2017
өлшемі0.61 Mb.
  1   2   3


Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасы
АҚМОЛА ОБЛЫСЫНЫҢ

МЕМЛЕКЕТТІК МҰРАҒАТЫ



Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаттық қорының құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін даму мен жетілдіру бойынша әдістемелік ұсыным

МАЗМҰН
Кіріспе………………………………………………………………………………..3-4

1. Құжаттардың мазмұны мен жағдайына байланысты ҒАА негізгі түрлері..….4-5

1.1. Құжаттардың, істердің тізімдемесі....……………………………………………5

1.2. Каталог...........................……………………………………………………….......5

1.3. Ақпар-кітапша..……………………………………………………………….....5-6

1.4.Көрсеткіштер…………………………………………………………………….....6

1.5. Шолулар..………………………………………………………………………......6

2. Құжаттарға ҒАА құрастыру (сипаттау)..............................................................6

2.1. Құжаттар мен істердің тізімдемесі.......................................................................6-7

2.2. Іске тақырыб құрасты…………………………………………...........................7-9

2.3. Құжаттарды даталау тәртібі..................………………………………………..9-10

2.4. Құжаттар мен істердің тізімдемелерін құрастыру тәртібі.………………….10-12

3. Каталогті құрастыру реті..........…………………………………………………....12

3.1. Каталогтау жүргізу.......................…………………………………………….12-13

3.2. Каталогтау жүйесін құрастыру...........……………………………………...........13

3.2.1. Жүйелі каталог және оған тақырыптық көрсеткіш……………………….13-14

3.2.2. Тақырыбтық каталог……………………............……………………………....14

3.2.3. Географиялық каталог …………………………………………………......14-15

3.2.4. Пәндік-тақырыбтық каталогтар....………………………………………….15-16

3.3. Каталогтау үшін құжаттарды табу мен іріктеу......………………………….16-18

3.4. Каталог карточкаларында олардың мазмұнын сипаттау…………………….....18

4. Ақпар-кітапшаны құрастыру тәртібі..………………………………………….18-19

4.1. Мұрағат қорлары бойынша ақпар-кітапша......................................................19-20

4.2. Қордың сипаттамасы..................................………………………………........20-24

4.3. Аннотацияланбаған қор тізімі....................................……………………….........25

5. Көрсеткіш құру тәртіб.................................………………………………….....25-26

5.1.Сипаттамалық мақала көрсеткіші …………………………………………….26-27

5.1.1. Тақырыбтық көрсеткіш...........……………………………………………........27

5.1.2. Атаулы көрсеткіш.…………………………………………………………........27

5.1.3. Хронологиялық көрсеткіш...………………………………………………........27

6. Шолуларды құрастыру тәртібі..........…………………………………………........28

6.1. Мұрағат қорының шолуларды құрастырудағы жұйесі.………….................28-29

Қосымша № 1..…………………………………………………………………….......30

Қосымша № 2……………………………………………………………………....31-32

Қосымша № 3………………………………………………………………………....33 Қосымша № 4………………………………………………………………………....34

Қосымша № 5………………………………………………………………………....35

Қосымша № 6………………………………………………………………………....36

Қортынды …………………………………………………………………………......37

Қолданылған әдебиеттер....................……………………………………………......38

Қысқартылған сөздер тізімі....…………………………………………………….....39


Кіріспе


1. Құжаттардың мазмұны мен жағдайына байланысты ҒАА негізгі түрлері

1.1. Құжаттардың, істердің тізімдемесі

1.2. Каталог

1.3. Ақпар-кітапша

1.4.Көрсеткіштер

1.5. Шолулар


2. Құжаттарға ҒАА құрастыру (сипаттау

2.1. Құжаттар мен істердің тізімдемесі

2.2.Іске тақырыб құрасты

2.3.Құжаттарды даталау тәртібі

2.4.Құжаттар мен істердің тізімдемелерін құрастыру тәртібі
3. Каталогті құрастыру реті

3.1. Каталогтау жүргізу

3.2. Каталогтау жүйесін құрастыру

3.2.1. Жүйелі каталог және оған тақырыптық көрсеткіш

3.2.2. Тақырыбтық каталог

3.2.3. Географиялық каталог

3.2.4. Пәндік-тақырыбтық каталогтар

3.3. Каталогтау үшін құжаттарды табу мен іріктеу

3.4. Каталог карточкаларында олардың мазмұнын сипаттау
4. Ақпар-кітапшаны құрастыру тәртібі

4.1. Мұрағат қорлары бойынша ақпар-кітапша

4.2. Қордың сипаттамасы

4.3. Аннотацияланбаған қор тізімі


5. Көрсеткіш құру тәртібі

5.1.Сипаттамалық мақала көрсеткіші

5.1.1. Тақырыбтық көрсеткіш

5.1.2. Атаулы көрсеткіш

5.1.3. Хронологиялық көрсеткіш
6. Шолуларды құрастыру тәртібі

6.1. Мұрағат қорының шолуларды құрастырудағы жұйесі

Қортынды

Қолданылған әдебиеттер

Қысқартылған сөздер тізімі

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағаттық қорының құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесін даму мен жетілдіру бойынша әдістемелік ұсыным
Кіріспе

Еліміздің экономикалық саласындағы түбегейлі өзгерістер, қызметінде мемлекеттік сақтауға беруге жататын құжаттары туындайтын, бірқатар жаңа ұйымдардың пайда болуына әкеледі. Құжаттар, сонымен бірге ерекше құнды құжаттар да мемлекеттік мұрағатқа мемлекеттік сақтауға ретті қалыпта ғылыми-анықтамалық аппаратқа сәйкес беріледі.

Осы әдістемелік ұсынымда құжаттармен жұмыста мәні мен рөлі маңызды ғылыми-анықтамалық аппарат туралы ақпарат берілген, әрине бұл мұрағаттық құжаттардың маңызының артуына және біздің қоғамымыздың өткенге, оның рухани және мәдени мұрасына қызығушылығына байланысты.

Қазіргі кезеңде ақпараттық технологияның белсенді даму үрдісі жүріп жатыр, яғни «ақпараттық қоғам» құрылуда. Осыған байланысты мұрағат негіздерін пайдалану интенсивтілігі, Қазақстан Республикасы бойынша мұрағат мекемелері құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы, қоғамның кең ауқымда хабарлылығына тікелей байланысты.

Қазіргі уақытта мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесінің дамуы мен жетілдіруі мұрағаттық негіздердің сақталуын қамтамасыз етуге, тұтынушыларға ақпаратты қызмет көрсетудің тиімділігі мен сапасының көтерілуіне мақсатталған, соған байланысты мұрағат мекемелерінің ғылыми-анықтамалық қызметін ұлғайтуға көп мүмкіншілдіктер ашылып жатыр.

Осы жағдайда ғылыми-анықтамалық аппарат құжаттарын мұрағаттың тіркелген құжаттарымен, өзара байланыста қолданудың тиімділігі мен рөлі зор.

Ғылыми-анықтамалық аппарат – мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы бір тұтас ғылыми-әдістемелік негізде құралған өзара байланысты және өзара толықтыратын мұрағаттық анықтама кешені. Ғылыми-анықтамалық аппаратты құру бір талаптар мен құрастыру ұстанымдарына негізделген, мемлекеттік мұрағаттар мен ұйымдардың іздестіру және есептік – анықтама аппараттарының ізбасарлығы негізінде жүзеге асырылады.

Ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы ұйымның мұрағаты және құжаттардың құрамы мен мазмұны, көлемі, іздеудің мәні мен міндетімен, сонымен қатар қолдану интенсивтілігіне байланысты анықталады.


1. Құжаттардың мазмұны мен жағдайына байланысты ғылыми-анықтамалық аппараттың негізгі түрлері:

Мұрағаттық анықтамалар негізгі (тізімдеме,ақпар-кітапша, каталог) және көмекші (көрсеткіштер, шолулар) болып бөлінеді.



1. Мұрағаттық тізімдемелер

2. Каталогтер

3 Ақпар-кітапшалар

4. Көрсеткіштер

5. Шолулар


1.1 Құжаттардың, істердің тізімдемесі (мұрағаттық)

Істердің тізімдемесі –сақтау бірлігі/есеп бірлігі тақырыптарының жүйеленген тізбесі мен істердің құрамы мен мазмұнын ашуға, олардың қордың ішінде жүйелеуін бекітуге, сонымен қатар істі есептеуге арналған мұрағаттық анықтама. Істердің тізімдемесі ішінде ақпаратты іздеуді жеңілдету үшін олар әдейі анықтамалық аппаратпен жабдықталады. Іс тізімдемесі анықтамалық аппаратына: титулдік парақ, мазмұны, алғы сөз (қорқұрастырушының және қордың тарихы туралы қысқа мәлімет, сонымен қатар қор құжаттарының құрамына қысқаша аннотация болады), тізімдемедегі пайдаланылған қысқартылған сөздер мен сөз тіркестерінің тізімі (қажеттілігі болса), мұрағаттық шифрлардың ауысқан кестелері (тізімді қайта істегенде); көрсеткіштер.


1.2. Каталог

Каталог – құжаттық ақпараттың белгілі сызба, топтастыруына сәйкес орналасқан мұрағаттық қордың мазмұны туралы мәліметтер, құжаттар пән бойынша (тақырып бойынша, сала бойынша) топтастырылған қораралық мұрағаттық анықтама.


1.3. Ақпар-кітапша

Жүйеленген түрдегі мұрағат қоры туралы мәліметті құрайтын және тұтынушының, оның құрамы және мазмұнымен танысуына арналған мұрағаттық анықтама - ақпар-кітапша деп аталады. Ол анықтамалық аппарат пен мұрағаттық қор деңгейіндегі сипатталған мақалалардан тұрады. Ақпар-кітапшаның қорлары бөлек те топпен де сипатталанылады. Әдетте сипаттамаға қордың атауы, қорқұрастырушы туралы қысқаша анықтамасы бар құжаттың шеткі күндері кіреді. Басты бөлім – аннатацияларымен құжаттардың тізімі. Құрастырылған сипаттама бұл қордағы құжаттардың зерттеуге көмектесуін бағалауға мүмкіншілік береді.

Ақпар-кітапшаның соңында әдетте аннатациясыз қорлардың тізімі болады.
1.4. Көрсеткішер

Көрсеткіштер – олардың мұрағаттық шифрлары көрсетілген, мұрағат құжаттарында айтылатын заттардың алфавиттік , жүйелік немесе басқа да сипаты бойынша жасалған аттары (атаулары) бар мұрағаттық анықтама.


1.5. Шолулар

Құжаттардың шолулары – әдетте олардың деректанулық талдауымен мұрағаттық құжаттардың жеке кешендері сипатталатын мұрағаттық анықтама түрі. Мұрағаттың қарауымен жасалуы мүмкін. Шолу жеке қорға немесе қандай да бір тақырыпқа арналған болуы мүмкін.


2. Құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құрастыру (сипаттау)
2.1. Құжаттар мен істердің тізімдемесі.

Құжаттардың барлық түрлеріне құжаттар мен істердің тізімдемесі маңызды есеп анықтамасы болып табылады. Олар тек құжаттардың санын есептеуге ғана емес, құжаттарды пайдаланғанда құжаттың мазмұны туралы, оның құндылығын сараптағанда, қандай құжаттың барын тексергенде және жұмыстың басқа да түрлерінде ақпарат алудың негізгі көзі болып табылады.

Тізімдемеде сақтау бірліктері, есеп бірліктері олардың жүйеленген реттік есептеу нөміріне сәйкес есептеледі.

Басқару және ғылыми-техникалық құжаттар, жеке құрам бойынша құжаттар, фото, фоно және бейне құжаттар, машина оқитын (электрондық) белгілі түрдегі құжаттар қор ұйымдастырғанда негізінен жеке тізімдермен есептеледі. Тек жеке тектің құжаттарын тізімдемелегенде ғана құжаттар қағазда да, дыбыс-бейне (көлемдері көп болмаса) түрінде де болады.

Мемлекеттік мұрағаттарда тізімдемелер - келіп түскен тізімі жоқ құжаттарға және сапасыз тізімдемелерді қайта өндеу үрдісінде жасалады.

Мемлекеттік мұрағатта, екеуі жұмысқа және біреуі бақылауға, үш дана тізімдеме болуы керек. Бақылау данасы құжаттарға орталықтандырылған есеп жүргізетін мұрағат бөлімінде, ал жұмыс даналары оқу залындағы сақтау орындарында болады.

Істі тізімдемелеуге іске тақырып құрау, құрылымдық бөлімінің атын, іс жүргізу нөмірін, істегі құжаттардың шеткі күнін, істегі беттердің санын, істің мұрағаттық шифрын анықтау кіреді. Осы мәліметтер карточкаға енгізіледі. Әрбір карточка, істің қорда және тізімде бір жолата жүйеленгеніне дейін уақытша жұмыс нөмірі болатын, істің мұқабасына қарындашпен жазылатын, реттік нөмір алады. Жүйелену біткеннен кейін карточкадағы барлық мәліметтер тізімге және істің мұқабасына көшіріледі.

Тізімдегенде мекеменің тәжірибелік іс-әрекетінде қолданылатын ресми және жалпы қабылданған қысқартулар пайдаланылады. Мемлекеттік мұрағатта құжаттарды тізімдегенде пайдаланылатын қысқартулар тізімі құрастырылады. Өздігінен қысқартулар жасауға жол берілмейді.


2.2. Іске тақырып құрастыру

Тақырып істің құжаттарының құрамын және негізгі мазмұнын қысқа қорыту түрінде көрсету керек. Тақырыпты құрастырғанда істің мазмұнына байланысты жеке саралау жүргізіледі.



Тақырып. Мұрағат құжаттарының тақырыбына: мұрағат құжаты түрінің, автордың, құжат жіберілген не алынған, хат алушының немесе тілшінің аты, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты мәселе не зат, оқиға, дәлел, тұлға, жердің аты, оқиғаның күні кіреді. Қажетті мәліметтер жоқ болса тақырыпқа: «авторы белгісіз», «күні жоқ» деген түсіндірме ақпараттар кіреді. Қажет болған жағдайда тақырып, берілген құжаттың мазмұнын ашатын, тақырыпта көрсетілмеген аннотациямен толықтырылады;

1) мұрағат құжаты туралы анықтамалық деректер. Мұрағат құжаты туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр элементтерінен (қор нөмірлері, құжаттар, істер тізімдемелерінің нөмірлері, сақтау бірліктері/есеп бірліктері нөмірлері, парақ нөмірлері), мұрағат құжатының көлемінен (парақ сандары), жасау күнінен тұрады;

2) түпнұсқа (көшірме) екенін көрсету;

3) тасымалдағыш түрі (немесе қайта шығару тәсілі)

4) пайдалану және қол жеткізу шарты. Мұрағат құжаттарына қол жеткізу мен пайдалану шартына қорқұрастырушының немесе Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген пайдалануға қол жеткізу мен шектеулер туралы мәліметтер, сонымен қатар оларды ерекше құнды құжаттар қатарына жатқызуға, оның ішінде Қазақстан Республикасының ұлттық қазына обьектісіне және физикалық хал-ахуалын қанағатсыз жағдайдағы; пайдалану қорының барлығы туралы, мұрағат құжатының тілі мен сыртқы ерекшеліктері туралы; ол туралы ақпарат ҒАА жүйесіне кіргені туралы мәліметтер кіреді.

ҒАА құрғанда мұрағаттық анықтамалардың тізімдемелік мақалаларын құрастыруға қойылатын жалпы талаптары ғана емес, олардың әрбір түрі мен типін дайындау ерекшеліктері де есептеледі.

Сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырғанда оның қалыптасу негізіне қандай элементтер мен олардың байланысы салынғанын есепке алу керек, соған сәйкес оның тақырыбы тұжырылымдалады. Осыған байланысты:

1) сақтау бірлігінің түрі (іс, хат алысу, құжат, реестр, альбом, журнал, кітап және басқа) немесе сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын құжаттың түрі (түрлері) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, актілер, естеліктер, романдар, жазба кітапшалар және сол сияқтылар) тақырыптың басында көрсетіледі;



Мысалы: Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының жеке құрамы бойынша № 1-26 бұйрықтары

2) бір сұрақ бойынша іс жүргізудің дәйектілігімен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, жеке, дербес, төрелік және басқа да істердің тақырыбы «іс» деген сөзден аяқталады.



Мысалы: ҚР ҚК 102 бабымен Николай Иванович Сергеевті айыптау бойынша ісі

3) іс жүргізудің дәйектілігімен байланысты емес, бір сұрақ бойынша құжаттары бар сақтау бірліктері «құжаттар», деген сөзден басталады да, тақырыптың соңында құжаттың негізгі түрі көрсетіледі. «Құжаттар» деген терминмен қандай да бір жалпылама құжатқа (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға), бір тұлғаға қатысты құжаттар түрінің қосымша-құжаттары да көрсетіледі.



Мысалы: Қаржыландыру және кіріс жоспарларының өзгерістері туралы құжаттар(анықтамалар, дәйектемелер, мәліметтер, есептеулер).

4) Егер сақтау бірлігі хат алысу болса, тақырыпта тілшілердің ресми атаулары мен хат алысу мәселесі жазылады.

Бірыңғай тілшілермен хат алысу жүргізгенде, тақырыпта тілшілердің жалпы түрінің атауы көрсетіледі.

Мысалы: Ақмола облысының мемлекеттік мұрағаты қызметінің негізгі мәселелері бойынша Ақмола Әкімі аппаратымен, мұрағаттар мен құжаттама басқармасымен хат алысу.

5) Бір түрлі ұйымдастыру-өкімдік құжаттар сақтау бірлігінің тақырыбын құрастырғанда, тақырыпқа олардың қысқаша нөмірі қойылған құжаттың көпшіл түріндегі атауы жазылады.



Мысалы: Ақмола облысы Әкімінің жеке құрам бойынша № 1-22 өкімдері

6) Істің түрін не құжаттың түрін көрсеткеннен кейін тақырыпта іске кіретін құжаттардың авторы көрсетіледі. Егер құжаттардың авторы ұйым болса,оның қызметінде жиналғаністің тақырыбына ұйымның атауы түсіріліп қалады немесе оның жалпы атау түрі (комитет, сот, комиссия және сол сияқты) жазылады.



Мысалы: Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының қаржы басқармасымен ұйымдастыру мәселелері бойынша хат алысуы.

7) Құжаттардағы берілген уақиғаларға қатысты даталар, егер нақты даталау уақиға мен дәйектердің арасындағы тарихи байланысты көрсететін болса және құжаттың мазмұнын нақтылы түсінуге қажет болса, тақырыпқа енгізіледі.



Мысалы: 2012 жылғы 25 қараша № 1 іс номенклатурасын қарастырғаны туралы Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының сараптау комиссиясының отырыс хаттамасы

8) Егер іс бір құжаттан тұратын болса, тақырыпта құжаттың түрі, кімнен шыққаны, кімге жіберілгені, оның мезгілі мен қысқаша мазмұны көрсетіледі.



Мысалы: 2012 жылғы 01 маусымынан № 28 штаттық кестенің өзгергені туралы Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының бұйрығы

9) Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінде, тақырыпта, жоспардың құрастырылған жылы, не есептің құрастырылған жылы көрсетіледі.



Мысалы: Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының 2013 жылға жылдық жұмыс жоспары

10) Статистикалық есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыптары, статистикалық есептер формаларының нөмірлерін көрсетумен құрастырылады.



Мысалы: Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының 2012 жылғы негізгі қызметі бойынша статистикалық жылдық есептері (ф. 121)

11) Егер іс бірнеше томнан тұратын болса, барлық томдарға жалпы тақырып, сосын (қажеттілік болса) әрбір томға жеке нақты мазмұн жасалады, соңғы томда «соңғы» сөзі қосылады.



Мысалы: Ақмола облыстық мемлекеттік мұрағатының 2012 жылғы қызметінің қорытындысы туралы құжаттары (баяндамалар, анықтамалар, аналитикалық кестелер). 1 том.

Сондай Том 2, соңғы.


2.3. Құжаттарды даталау тәртібі: Даталаудың толықтық дәрежесі құжаттың сипатына байланысты. Толық дата (күні, айы, жылы) сөздік-сандық тәсілмен құқықтық нормативтік актілерді, шығармашылық құжаттарды, азаматтардың заңды мүддесіне және құқықтарына қатысты құжаттарды, бір сұрақ бойынша қаржылық құжаттарды , істерді, сонымен қатар даталауы маңызды құжаттарды (баяндамалар, парақтар, стенограммалар, хаттар және сол сияқтылар) жазғанда көрсетіледі.

Мысалы: 2012 жылғы 01 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік мұрағаттарының толықтыру көздері - мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың мұрағаттарының жиынтық паспорты.

Істі құрайтын құжаттардың соңғы күнін тапқанда, келесілер есте болуы керек:

1) істің басқы датасы болып, ең ерте құралған құжаттың датасы, ал соңғысы – ең соңғы құжаттың датасы болып саналады;

Мысалы: сараптау комиссиясы мәжілісінің хаттамасы 01 қаңтар 2013жыл

01 желтоқсан 2013 жыл


2) декреттердің, жарлықтардың, келісімдердің, қаулылардың, өкімдердің және сол сияқтылардың даталары қол қойылған мезгілмен көрсетіледі, егер құжаттар даталанбаса, жарияланған немесе қолданысқа енгізу мезгілі көрсетіледі;

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығыс сметалары, штат кестелері, есептер және сол сияқты құжаттардың соңғы датасы қойылмайды;

4) егер істе қосымша-құжат бірінші құжаттан ерте даталанса, олардың датасы жаңа жолдан « .... жылдың құжаты бар» деп жазылады.

5) егер іс кітап не журнал болса, олардың шеткі даталары бірінші және соңғы жазбалар болып табылады;

6) егер іс түпнұсқа жасалғаннан немесе қорқұрастырушының жұмыс үшін алған (мысалы редакцияның мұрағаттық қорларынан, түрлі комиссиялардан және сол сияқтылардан), әлдеқайда кеш көшірме құжаттарынан болса, шеткі даталар көшірме жасаған дата болып табылады (түпнұсқалардың датасы тақырыпта беріледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, екінші ұйымда аяқталса, онда үш дата анықталады: істі бірінші ұйымның іс жүргізуінде бастаған күні, екінші ұйымға келіп түскен датасы және кейінгі ұйымның іс жүргізуінде бітірген күні (алғашқы екі дата бөлшек түрінде беріледі)

8) істерде революцияға дейінгі және кеңес кезеңіндегі құжаттар болса, шеткі даталарға негізінде екі кезеңнің де даталары кіреді;

9) Даталарды белгілегенде алдымен күні, сосын айы және жылы көрсетіледі.

Даталарды құжаттардың өздері даталанған стилімен (басқа стилге ауыстырмай) көрсету керек. Мыналардан басқа:

1) ескіні жаңа стилге, яғни 1918 жылдың 14 ақпанынан 1 шілдесіне дейінгі көшіру мезгіліне жататын, екі даталау, алдымен жаңа стил бойынша, одан кейін жақшада ескіше берілетін құжаттары бар істер;

2) ескіні жаңа стилге ауыстырғанға дейінгі құжаттары бар және халықаралық маңызды уақиғаларға қатысты істер ескі стилмен белгіленеді де соңынан жақшада жаңа дата беріледі.

Егер құжаттың мазмұнын талдау негізінде, істің толық датасы не бөлек элементі шамамен анықталса, ауытқу шегі жазылады да, дата мен бөлек элементтері шаршы жақшаға алынады. Растығы анық емес толық және бөлек элементтері сұрақ белгісімен белгіленеді.


2.4. Құжаттар мен істердің тізімдемелерін құрастыру тәртібі: Мұрағат ҒАА құрғанда мұрағаттық анықтамалардың тізімдеме мақалаларын құру талаптарына ғана емес, сонымен бірге әр қайсысының түрі мен типінің дайындық ерекшеліктері де есептеледі.

Құжаттар мен істердің тізімдемесі (сақтау бірлігі/есеп бірлігінің мазмұны мен құрамын ашуға, оларды қор ішіндегі есеп пен жүйелеуге бекітуге арналған мұрағаттық анықтама) сақтау бірлігі/есеп бірлігінің тізім мақалаларынан, куәлаушы-парақ, қорытынды жазбадан және тізімдемеге анықтамалық аппаратынан тұрады.

Құжаттар, істер тізімдемесі анықтамалық аппаратына мыналар кіреді:

1) Мұқаба парақ. Істің мұрағаттық тізімдемесінің мұқаба парағында келесі деректер жазылады:

мұрағаттың толық атауы;

құжаттардың хронологиялық дәйектілікпен мұрағаттық тізімдемеге кірген кезіне қатысты өзгертулерімен және барлық атауларының қысқартуларымен (дөңгелек жақшада) қорқұрастырушының–ұйымның ресми атауы түрінде жазылатын мұрағаттық қордың атауы;

мұрағаттық қордың нөмірі;

мұрағаттық тізімдеменің нөмірі (мұрағаттық қордың парағы бойынша);

мұрағаттық тізімдеменің атауы;

мұрағаттық тізімдемеге енгізілген шеткі даталар.Егер мұрағаттық тізімдемеге үзіліспен, бірнеше жылдың құжаттары енгізілсе, онда мұқаба бетке құжаттары бар жылдар ғана жазылады;

2) Мазмұны (мазмұн). Істің мұрағаттық тізімдемесі мен анықтамалық аппаратының мазмұны (мазмұнында) тарауында: алғы сөз, мұрағаттық тізімге енгізілген барлық тараулардағы, тараушалардағы, және істің шағын топ атауларындағы қысқартулар, сілтемелер, шифрлардың ауысу кестесі беріледі, әрбір атаудың қарсысына тізімдеме парағының сәйкес нөмірі жазылады. (қосымша № 1)

3) Алғы сөз. Алғы сөз құжаттың, істің әрбір тізімдемесіне, не жалпы мұрағаттық қордың барлық тізімдемесіне құрастырылады. Алғы сөзде қор құжаттары және заң шығару көздеріне міндетті сілтемелерімен қор құрастырушының қысқаша тарихы беріледі. (қосымша № 2)

Егер олардың ішіне кіретін мұрағаттық қорлар бір мұрағаттық тізімдемеге жазылса, қосылған мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесіне жалпы алғы сөз құрастырылады. Сонымен қатар қосылған мұрағаттық қорға кіретін бөлек мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемесіне алғы сөз құрастырылады. Бұл жағдайда жалпы алғы сөзге, қосылған мұрағаттық қорға және оның бөлек мұрағаттық қорларына және олардың мұрағаттық тізімдемелеріне қатысты жалпы мәліметтері кіреді. Бөлек мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемелерінің алғы сөзінде осы мұрағаттық қорларға қатысты мәліметтер ғана алынады және жалпы алғы сөзге сілтеме беріледі.



Қор құрастырушы – ұйымның тарихына арналған алғы сөздің бірінші бөлігінде, төмендегілер қысқаша беріледі:

Қор құрастырушы – ұйым қызмет еткендегі және пайда болғандағы тарихи жағдай;

Қор құрастырушы– ұйымның нормативтік құқықтық актілерге сілтемелер мен құрылған датасы, сонымен бірге ізашар-ұйымның атауы, қор құрастырушы– ұйымның бағыныстылығы;

қор құрастырушы– ұйымның қызметі, құрылымы және құзыры;

қор құрастырушы– ұйымның ведомостволық бағыныстылығы, құрылымы және атауының өзгеруі және оны тудырған негізгі себептерін көрсету;

Қор құрастырушы–ұйымның нормативтік құқықтық актілерге сілтемелермен тарату датасы, сонымен бірге олардың қызметін жалғастыратын ұйымның атауы;

Мұрағаттық қордың тарихы мен жағдайының сипаттамасында төмендегілер көрсетіледі:

істің мұрағатқа түскен уақыты мен, мұрағаттық тізімдемедегі құжаттардың толықтығы;

осы мұрағаттық қорға бейінді құжаттардың, басқа мұрағаттық қордың құрамында бар болуы туралы, олардың атауы мен нөмірі көрсетілген мәлімет;

мұрағаттық қордың хронологиялық шекарасынан шығатын істердің бар болуы. Оның ішінде, көрсетілген істер бар, ізашар-ұйымның мұрағаттық қорының немесе осы ұйымның жекелеген қызметтерін орындаған заңды мұрагер мен ұйымдар атауы мен нөмірлері беріледі;

мемлекеттік мұрағатта жүргізілген құжаттардың тізімі, мұрағаттық тізімдемелерді қайта өндеу немесе жетілдіру, осы жұмыстардың қажеттілігін тудырған себептері көрсетілген туралы мәлімет (қосылған мұрағаттық қорларды құрастыру, құжаттар қорын қайта құру және басқа да себептер).

Мұрағаттық тізімдемеде істің мазмұны мен құрамын қысқаша сипаттауда, құжаттардың түрлері мен түрлілігіне және олардың мазмұнына қарай да көбіне тұрпатты іс топтары белгіленеді.

Алғы сөзде істердің қалыптасуының негізгі принципі, құжаттардың мазмұның ашу тәсілдері, істерді рәсімдеу мен тізімдеу ерекшіліктері көрсетілуі керек. Сонымен бірге жүйелеу схемасын жаңғыртпай мұрағаттық тізімдемені құрастыру принципі, бірнеше жылдық құжаттары бар істерді жүйелеу ерекшіліктері көрсетіледі.

Алғы сөздің қорытыңды бөлігі мұрағаттық тізімдемеге анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастарудың негізгі принципінен және оларды пайдалану тәртібі туралы нұсқаудан тұрады.

Алғы сөзге құрастыру күні көрсетіліп, құрастырушының қолы қойылады.



Достарыңызбен бөлісу:
  1   2   3


©melimde.com 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет